Zeit für digitale HR-Prozesse

HR-Technologie ist Top Priorität

Über die HR-Trends 2024 schreibt Gartner: Unter den 5 Prioritäten für HR-Verantwortliche steht HR-Technologie auf Platz 3. An erster Stelle reiht das Marktforschungsunternehmen Effektivität von Führungskräften, gefolgt von Unternehmenskultur. Gartner erklärt die gewählten Prioritäten u.a. mit den vorherrschenden wirtschaftlichen Unsicherheiten, dem Kostendruck, sowie mit veränderten Arbeitsweisen.

Ohne digitale Technologien geht kaum mehr was

Wer die von Gartner genannten Top 3 Prioritäten Effektivität, Unternehmenskultur und HR-Technologie betrachtet, stellt bald fest, dass nicht jede allein für sich steht, sondern dass sie logischerweise miteinander zusammenhängen.

• Effektivität ist eng mit HR-Technologie verbunden, so können etwa digitale Prozesse zeitintensive Routinetätigkeiten abnehmen und Fachkräfte sich damit hochwertigen Aufgaben widmen, etwa der Personalentwicklung. Denn Effektivität bedeutet, an den „richtigen“ – also für den Unternehmenserfolg strategisch wichtigen – Dingen zu arbeiten.
  (Im Unterschied zur Effizienz, wo es darum geht, schneller oder mit weniger Aufwand zu arbeiten. Wobei digitale Technologien natürlich auch viel zur Effizienz beitragen).
• Genauso finden sich Wechselwirkungen zwischen HR-Technologien und der Organisationskultur, denn Unternehmen, welche die digitale Affinität der Belegschaft fördern, sowie die Offenheit für Innovationen und neue Arbeitsweisen unterstützen, sind erfolgreicher. Und sie sind auch die attraktiveren Arbeitgeber, denn niemand arbeitet gern mit alten, fehleranfälligen oder langsamen Werkzeugen.

Die enge Verzahnung dieser HR-Ziele bzw. Prioritäten unterstreicht, dass ohne HR-Technologie heute kaum mehr was geht. Anders gesagt: Unternehmen kommen 2024 nicht mehr daran vorbei, ihre Personalprozesse zu digitalisieren.

Es gibt viele Ansatzpunkte, wo HR-Technologie sowohl Führungskräfte, als auch die Belegschaft unterstützen kann. Im Folgenden haben wir wesentliche Punkte und Vorteile zusammengefasst.

Digitale Personalakte

Sie ist der rote Faden, der jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter begleitet, denn sie enthält alle Informationen, die im Lauf des Arbeitsverhältnisses anfallen. Die elektronische Akte enthält Bewerbungsunterlagen, Dokumente wie den Arbeitsvertrag oder Zeugnisse für Fortbildungen, Unterlagen für Sozialversicherung und Steuer, u.v.m. Darunter sind auch viele sensible personenbezogene Daten, daher hat Datenschutz höchste Priorität.

Vorteile:

• Wenn alle Unterlagen digital vorliegen, kann im Büro, aber auch vom Home-Office aus, darauf zugegriffen werden.
• Die Daten sind elektronisch zentral abgelegt und sicher geschützt. Die DSGVO und Löschfristen einzelner Dokumente sind jederzeit gewahrt.
• Es gibt keine Papierordner mehr, die offen auf dem Schreibtisch liegen gelassen worden sind, weil man eh nur kurz aus dem Zimmer raus ist, aber dann hat man einen Kollegen getroffen und Weiterbildungsideen eine halbe Stunde besprochen ….
• Das mühsame Suchen fällt weg – das ist noch ein Vorteil gegenüber dem Papierordner. Relevante Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar; Berechtigungen regeln, wer was ansehen kann.

Digitale Zeiterfassung und Anträge für Urlaub, Zeitausgleich, Dienstreise

Zahlreiche Excel-Sheets und unzählige Zettel werden jeden Tag händisch ausgefüllt, werden durch das Unternehmen getragen und sind hoffentlich rechtzeitig genehmigt. Viel zeitsparender ist es, wenn Arbeitszeiten gleich online gebucht werden und das jeweilige Formular digital ausgefüllt werden kann und automatisch an die Führungskraft weitergeleitet wird. Wenn es zusätzlich zum Web-Portal auch eine App gibt, werden Zeitbuchungen und Antragsprozesse noch effizienter und flexibler.

Vorteile:

• Das Excel-Sheet zur Zeiterfassung ist längst nicht mehr zeitgemäß, mit einer HR-Software lassen sich Arbeitszeiten und Projektzeiten transparent und fehlerfrei erfassen.
• Mit elektronischen Anträgen fällt die Zettelwirtschaft weg, nichts kann mehr verloren gehen. Die Zettel müssen nicht mehr von HR in Ordnern archiviert werden.
• Wo sich der Antrag gerade befindet, ist jederzeit für alle Beteiligten transparent ersichtlich. Zusätzlich informieren Benachrichtigungen die Führungskraft, dass beispielsweise. Zeitausgleichsanträge zu bearbeiten sind. Das beschleunigt den Genehmigungsprozess.
• Eine ergänzende App ist etwa auf Dienstreisen praktisch, so kann die Technikerin bei ihren Kundeneinsätzen schon unterwegs ihre Arbeitszeiten buchen und Zugtickets oder Hotelrechnungen via Smartphone hochladen, nichts wird vergessen und alles ist gleich dokumentiert.

Mitarbeiter/Manager Self-Service

Die soeben gezeigten digitalen Anträge für Urlaub & co und die Zeiterfassung via HR-Software funktionieren in vielen Unternehmen bereits gut und entlasten die Personalabteilung von mühseligen Routineaufgaben wie Dateneingabe oder Papierablage. Warum aber nicht weiterdenken? Denn es ist erwiesen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran interessiert sind, eigene Daten oder Aktivitäten selbst zu verwalten – Stichwort „Empowerment“. Was bei Employee-Self-Service zusätzlich möglich ist, kann HR jeweils entscheiden, eine schrittweise Erweiterung macht jedenfalls Sinn.

Vorteile:

• Der Marketing-Mitarbeiter besucht einen Kurs über Social Media Strategien. Seine absolvierten Zeugnisse lädt er eigenständig in seine Personalakte. Noch motivierender ist es für ihn, wenn er schon bei der Kursauswahl auf das Kursangebot zugreifen und sich die passende Weiterbildung selbst zusammenstellen kann.
• Führungskräfte können Feedbackgespräche selbst zentral dokumentieren. Das erleichtert die Kommunikation, denn HR sieht direkt, ob etwa Weiterbildungsmaßnahmen geplant sind und dafür etwas zu tun ist. HR hat auf Knopfdruck den Überblick, welche Gespräche noch ausstehen und kann ggf. daran erinnern.
• Wo ist schnell die aktuelle Anwesenheitsliste? Wie viel Urlaub hat die Vertriebs-Mitarbeiterin noch offen? Führungskräfte haben via Web oder App jederzeit Zugriff auf wichtige Daten und Kennzahlen.
• Das sind drei exemplarische Möglichkeiten. Allgemein zusammengefasst vereinfacht und beschleunigt Mitarbeiter/Manager Self-Service die Kommunikation zwischen Belegschaft, Führungskräften und Human Resources.

Und noch ein Tipp

Dass die Personalabteilung mit digitalen HR-Prozessen wertvolle Zeit gewinnt, die in qualitative Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung lohnend investiert werden kann, ist ein Faktum. Bei der Auswahl der HR-Lösung und der Funktionen ist es empfehlenswert, auf das große Ganze zu schauen. Das bedeutet, eine umfassende Lösung zu wählen, die schrittweise eingesetzt und nach Bedarf um digitale Funktionen erweitert werden kann. Denn nur ein Gesamtsystem, wo Daten zentral vorgehalten werden, kann alle Stärken ausspielen und die gewünschte Effektivität bringen.