Warum sich das Outsourcing der Personalverrechnung mehrfach lohnt

Auch im Jahr 2023 findet sich die Lohn- und Gehaltsverrechnung in der Liste der Mangelberufe, erstellt jedes Jahr vom Arbeitsministerium. Dazu wird auf dem Unternehmensservice-Portal erklärt: Es hängt von der jährlichen Entwicklung des Arbeitsmarktes in Österreich ab, welche Berufe als Mangelberufe deklariert werden. Ein Beruf gilt dann als Mangelberuf, wenn bundesweit oder in bestimmten Bundesländern pro gemeldeter offener Stelle höchstens 1,5 (bei speziellen Mangelindikatoren höchstens 1,8) Arbeitssuchende beim AMS vorgemerkt sind.

Die Alternative zur Chance machen

Unternehmen, die eine offene Stelle in der Personalverrechnung nicht besetzen können oder wo in ansehbarer Zeit die verantwortliche Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Pension geht, müssen sich nach Alternativen umsehen. Denn eines ist klar: Die pünktliche Gehaltsverrechnung ist für jeden Arbeitgeber ein kritischer Faktor, denn sie ist eine wichtige Form der Wertschätzung für die Leistungen der gesamten Belegschaft. Die Alternative heißt Outsourcing und damit wird nicht nur die Personalverrechnung sichergestellt, sondern es löst sich ein weiteres Problem, das seit der Pandemie verstärkt sichtbar wurde.

Hilfe, Gesetzesflut!

Internationale Finanzvorschriften und länderspezifische gesetzliche Änderungen in der Gehaltsabrechnung werden immer mehr. Unternehmen müssen daher laufend in Schulungen investieren, damit die Personalverrechnung ihre Aufgaben jeden Monat korrekt erfüllen kann. Speziell während der Corona-Pandemie hatte man das Gefühl, neue Gesetze werden im Wochen-Takt erlassen. Das führte zu Überlastung, Überstunden und Frustration in der Personalverrechnung, denn trotz größter Anstrengungen, up to date zu bleiben, passierten immer wieder Fehler – was wiederum zu Ärger und Mehrfacharbeit führte. Noch komplizierter war und wird es, wenn Unternehmen Niederlassungen im Ausland haben.
Gerade für KMU lohnt es sich daher, die Möglichkeiten von Outsourcing in der Personalverrechnung zu evaluieren und dafür alle Kräfte ins Kerngeschäft zu stecken.

So wählen Sie den richtigen Outsourcing Partner

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wiederkehrender Prozess, dessen Aufgaben sich gut abgrenzen lassen – daher ist sie für Outsourcing gut geeignet. Bei der Auswahl des Dienstleisters ist folgendes Vorgehen empfehlenswert:

• Formulieren Sie klar Ihre Anforderungen und die gewünschten Leistungen.
• Prüfen Sie Schnittstellen, denn die monatliche Datenübergabe (z.B. eines Digitalen Personalakts) sollte einfach und automatisiert erfolgen, damit in Ihrem Unternehmen nicht weiterhin Ressourcen dafür gebunden sind.
• Prüfen Sie Referenzen und den Ruf des Outsourcing-Partners, denn Kundenzufriedenheit ist der beste Indikator für verlässlichen Service. Wie steht es um Erreichbarkeit und Verantwortlichkeiten, denn eine pünktliche und korrekte Lohnverrechnung erwartet nicht nur Ihre Belegschaft, sondern auch der Gesetzgeber, d.h. Verfehlungen können hier zu hohen Strafen führen.
• Fragen Sie nach Security: Gibt es Notfallpläne bei Systemausfall? Wo speichert der Dienstleister Ihre Personaldaten, schließlich geht es um sensible personenbezogene Daten, die u.a. den Richtlinien der DSGVO unterliegen.

Achten Sie auf folgende Stolpersteine

Antwortzeiten: Fragen Sie nach, wie lange es dauert, bis Sie Antworten bei Unklarheiten oder sonstigen Nachfragen erhalten.

Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Sie einen direkten Ansprechpartner haben. Auch wenn Sie die Lohnverrechnung auslagern, halten Sie dennoch regelmäßig Kontakt mit Ihrem Dienstleister – denn eine gute Partnerschaft will gepflegt werden.

Kosten im Auge behalten: Fragen Sie nach den Kosten für zusätzliche Auswertungen. Prüfen Sie auch, ob Sie nur für jene Leistungen bezahlen, die Sie auch benötigen – das gilt speziell für kleinere Unternehmen.

HR-System: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr HR-System weiter benutzen können und jederzeit Zugriff auf Ihre Lohndaten haben.

Lohn-Outsourcing bringt Vorteile auf vielen Ebenen

Die Entscheidung für Outsourcing, verbunden mit einer sorgfältigen Auswahl des Dienstleistungspartners, verbessert die Lohnverrechnung und weitere Prozesse:

• Die Belegschaft erhält pünktlich und fehlerfrei ihre Löhne und Gehälter ausbezahlt, das fördert die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Alle erforderlichen Meldungen an die Behörden werden ebenfalls vom Outsourcing-Partner durchgeführt.
• Der Dienstleister übernimmt die Haftung und Verantwortung für die Korrektheit der Abrechnung.
• Die langwierige Suche nach Payroll-Spezialisten hat ein Ende. Auch gibt es keine Engpässe oder Probleme mehr, um eine Vertretung bei Urlaub oder Krankenstand in der Personalverrechnung zu finden.
• Die Kosten für laufende Fortbildung aufgrund der vielen gesetzlichen Änderungen entfallen. Gleichzeitig haben Sie einen Dienstleister, dessen Lohnverrechnungsteam stets auf dem aktuellen Stand bezüglich Richtlinien und Gesetze ist. Auch allfällige komplizierte Fragen können so schnell beantwortet werden.
• Die sensiblen Personaldaten sind in einem sicheren Rechenzentrum professionell gespeichert. Damit erfüllen Sie Richtlinien wie die DSGVO. Und Sie müssen intern kein IT-Spezialwissen für Security, Backup und Recovery vorhalten.
• Indem Sie Routineaufgaben auslagern, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.