Warum ermüden uns Videokonferenzen mehr, als reale Besprechungen?
Wie leicht ist es für uns, wenn alle real um einen Tisch sitzen, denn hier ergibt schon ein kurzer Blick in die Runde ein Stimmungsbild: Wer ist unruhig, wer schaut aufs Smartphone, wer redet mit dem Nachbarn, wer nickt zustimmend.
Jeder aber, der online präsentiert hat, weiß wie schwer man mitbekommt, wie es den Zuhörern geht: Verstehen sie das Gesagte? Sind sie interessiert? Auch in Video-Besprechungen geht es uns ähnlich: Wir sehen viele Köpfe in kleinen Kästchen und versuchen immer wieder mühselig zu erkennen, wer aufmerksam ist, wer unzufrieden wirkt oder wie die Stimmung allgemein ist. Das ist anstrengend, weil wir bewusst immer wieder nach kleinen Anzeichen suchen – daher ermüden wir auch schneller bei Online-Meetings.
So nicht …
Noch anstrengender wird es, wenn Teilnehmer schwer verständlich sind, weil das Audio nicht funktioniert – hier versucht unser Gehirn, Wortfetzen zu einem Sinn zusammenzusetzen. Oder wenn manche ihr Smartphone nutzen und damit ständig Wackelbilder produzieren, versuchen wir die Person irgendwie gerade zu richten, das ist mühsam und lenkt außerdem ab. Auch folgende Verhaltensbeispiele stören die Besprechung, lassen Zeit verrinnen und nagen an der Effizienz und manchmal an den Nerven der anderen:
- Last-Minute oder verspätet beim Meeting einloggen und dann funktioniert der Ton nicht – die anderen Teilnehmer müssen warten.
- Eine Präsentation halten aber nicht vorbereitet sein, wie man den Bildschirm teilt – die anderen Teilnehmer sehen nun zu, wie der Präsentator versucht, die Konferenz-Software zu bedienen.
- Licht von der Seite oder Gegenlicht – die anderen Teilnehmer können die Mimik des Redners schlechter erkennen.
- Jemand sagt gerade etwas Wichtiges und ist plötzlich weg – die anderen Teilnehmer warten, bis dieser sein Notebook am Strom angeschlossen, wieder hochgefahren und sich nochmals angemeldet hat. Vielleicht reden die anderen aber auch weiter und sind schon beim nächsten Thema.
Sicher fallen Ihnen auch spontan einige Vorfälle ein, die Sie gestört oder irritiert haben.
Tipps für bessere Ergebnisse bei Online-Meetings
Sie finden hier eine Palette an Hinweisen und Verhaltensregeln, damit Besprechungen auch virtuell produktiv ablaufen.
Geeignete Technik ist die Grundlage
Investieren Sie in technische Qualität: Gute Internetverbindung und ein Gerät mit guter Bild- und Tonqualität. Ein Headset verbessert nochmals die Tonqualität, indem Störgeräusche von außen reduziert werden.
Richtige Beleuchtung: Das Gesicht der Teilnehmer sollte gut erkennbar sein.
Genug Strom: Am besten Sie hängen Ihr Notebook gleich vorm Start des Meetings an den Stromstecker, das schützt vor unliebsamen überraschenden Ausfällen.
Gute Vorbereitung macht Meetings effizienter
Klarheit über Inhalt und Ziel: Besprechungen sollten eigentlich immer effizient sein, egal ob persönlich oder als Video-Konferenz. Dazu gehört vorab eine klare Kommunikation: Was ist das Thema, was wollen wir erreichen, was für Beiträge von einzelnen Teilnehmern sind gewünscht. Fehlt das, so ziehen sich Meetings in die Länge, im schlimmsten Fall enden sie ergebnislos. Im virtuellen Fall wirkt sich das noch ermüdender aus.
Wer ist dabei: Überlegen Sie, wer etwas zum Thema beitragen kann. Ein großer Verteiler ist digital schnell erstellt, egal ob bei Mails oder Videokonferenzen. Produktiver wird es aber nicht, wenn alle immer dabei sind – halten Sie daher den Teilnehmerkreis klein und selektiv.
Zeit, sich einzustimmen: Egal ob als Teilnehmer oder Moderator, klicken Sie nicht Last-minute auf den Videokonferenz-Link. Wir alle sind verleitet, schnell noch ein Mail zu beantworten, weil man ja nirgends hinmuss, weder zum Kunden fahren, noch im eigenen Unternehmen ins nächste Stockwerk oder ins Besprechungszimmer gehen. Dennoch sind solche Übergangsphasen wichtig, sie ermöglichen abzuschalten und sich auf das neue Thema einzustimmen. Gönnen Sie sich also diese Zeit, indem Sie rechtzeitig Ihre Aufgaben beenden und dann mit ganzer Konzentration bei der Sache sein können.
Sorgen Sie für Ungestörtheit: Machen Sie die Tür zu und kleben Sie ggf. außen einen Zettel drauf, damit Kollegen oder im Home-Office die Familie nicht ungeplant hereinplatzen.
Denken Sie an den Hintergrund: Es muss nicht immer die derzeit immens beliebte Bücherwand sein, aber überlegen Sie, welche Einblicke Sie in Ihr Home-Office geben wollen – und welche nicht. Ein neutraler Hintergrund lenkt am wenigsten ab. Videokonferenz-Tools ermöglichen auch, ein eigenes Bild hochzuladen: Wählen Sie ein Unternehmensbild, denn der Urlaubsstrand sorgt sicher für Gedankenreisen bei den Teilnehmenden.
Während der Online-Besprechung hilft Struktur
Pünktlicher Beginn: 10:30 Uhr heißt 10:30 Uhr. Speziell als Einladender sollten Sie rechtzeitig vorher online sein.
Small Talk zum Starten: Auch wenn der Zeitplan gedrängt ist, beginnen Sie mit kurzen persönlichen Fragen. Wie ist die Stimmung? Wie ist der Energielevel?
Kürzere Dauer: Wir alle haben die Erfahrung gemacht, dass online Meetings mehr ermüden. Videokonferenzen sollten daher kürzer geplant werden und nicht länger als eine Stunde am Stück dauern, machen Sie dazwischen regelmäßig Pausen von etwa 15 Minuten.
Struktur mit Zeitplan vorgeben: Hilfreich sind immer wieder Gruppenarbeiten mit Zeitblöcken von maximal 30 Minuten.
Zwischendurch wieder die Stimmung abfragen: Einfach mit einer kurzen Blitzlichtrunde, beliebt sind auch Abfrage-Tools wo jeder sich auf einer Skala von sonnig bis Gewitter positionieren kann.
Pünktliches Ende: Wenn das vereinbarte Ende erreicht ist, beenden Sie das Meeting. Sollten Punkte offengeblieben sein, vertagen Sie die Besprechung auf einen neuen Termin mit entsprechender Agenda, was noch zu tun ist.
Regeln zum Ablauf verbessern die Kommunikation
Sehen und gesehen werden: Es ist ermüdend und frustrierend, auf schwarze Vierecke zu starren. Alle Teilnehmer sollten daher ihre Kamera einschalten (außer es ist einmal die Internetverbindung ganz schlecht), sonst ist keine produktive Besprechung möglich.
Körpersprache: Teilnehmer sollten nicht zu knapp vor der Kamera sitzen, mit etwas Entfernung wird die Körpersprache erkennbar. Genauso erkennen die anderen auf diese Weise das Hand heben, etwa um sich zu Wort zu melden.
Meeting-Leitung ist online wichtig: Während bei realen Besprechungen Wortmeldungen durch Räuspern oder Handheben leicht erkannt werden, ist das virtuell oft schwierig. Speziell bei größeren Meetings beginnen Teilnehmer gleichzeitig zu reden oder fallen sich ins Wort. Ein Moderator vereinbart, wie jeder sich melden kann – etwa durch Hinweis im Chat bzw. viele Konferenz-Tools haben auch ein Handhebezeichen; er notiert die Reihenfolge der Sprechenden und achtet, dass jeder drankommt. Ebenso führt der Moderator durch den Zeitplan mit den vorher bekannt gegebenen Arbeitsblöcken und achtet auf das pünktliche Ende.
Audiokontrolle: Wenn Sie nicht sprechen, schalten Sie Ihr Mikrofon aus, besonders bei größeren Videokonferenzen – so werden störende Hintergrundgeräusche verhindert. Meeting-Leiter können auch generell alle Teilnehmenden stumm schalten.
Last but not least, (N)etiquette: Die grundlegenden Benimmregeln für Gespräche bei Videokonferenzen sind dieselben wie bei realen Meetings, aber online zählen diese noch mehr: Zuhören und ausreden lassen.
