Wie sind die Basics geregelt? Der Urlaubsanspruch
Beginnen wir mit den Grundlagen. Der Urlaubsanspruch ist im Urlaubsgesetz geregelt: In Österreich haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub und zwar pro Arbeitsjahr im Ausmaß von fünf Kalenderwochen; das sind 25 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche; 30 Tage bei einer Sechs-Tage-Woche. Ab einer Dienstzeit von mehr als 25 Dienstjahren bei demselben Arbeitgeber steigt der Urlaubsanspruch auf sechs Kalenderwochen. Während des Urlaubs besteht der Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts (Urlaubsentgelt), welches ohne Urlaub zugestanden wäre.
Weiters ist geregelt:
- Die mögliche Anrechnung von Studienzeiten oder ggf. von Vordienstzeiten bei einem anderen Arbeitgeber im Ausmaß von maximal 12 Jahren.
- Das Urlaubsjahr beginnt mit dem Tag, wo das Arbeitsverhältnis beginnt. Es kann aber auf das Kalenderjahr mit einer Betriebsvereinbarung oder in Betrieben ohne Betriebsrat mit einer Einzelvereinbarung umgestellt werden. Beachten Sie aber, dass Personen im „Schrumpfjahr“ auch den vollen Urlaubsanspruch bei einer Umstellung erhalten können.
- Der Urlaubsanspruch entsteht im ersten halben Dienstjahr aliquot; danach steht der volle Urlaubsanspruch zu.
- Grundsätzlich sollte der Jahresurlaub möglichst bis zum Ende des jeweiligen Urlaubsjahres verbraucht werden. Unverbrauchte Urlaubstage werden in das nächste Urlaubsjahr übertragen.
- Urlaubstage verjähren zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem sie entstanden sind. Beachten Sie, dass sie Ihre Mitabreitenden informieren müssen, dass ein drohender Verfall von Urlaubstagen ansteht.
Nach den grundlegenden Regelungen betrachten wir, was im Alltag in der Verwaltung der Urlaubszeiten an Fragen kommen, bzw. was zu beachten ist.
Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Der Urlaubsverbrauch
Wann und wie lange jemand auf Urlaub geht, wird beidseitig einvernehmlich abgestimmt, es können auch einzelne Tage sein. Nicht erlaubt ist, dass ein Arbeitgeber seine Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einseitig auf Urlaub schickt; genauso wenig dürfen diese eigenmächtig ohne Absprache ihren Urlaub antreten – das ist sogar ein Entlassungsgrund. Ein einseitiger Urlaubsantritt ist jedoch in Verbindung mit der Pflege nahen Angehörigen möglich, wenn der Anspruch auf Entgeltfortzahlung erschöpft ist.
In der Regel schreiben Arbeitskräfte auf Papier, in einem elektronischen Formular oder in einer Software ihren Urlaubsantrag, der von der jeweiligen Führungskraft genehmigt wird, sofern es zeitlich passt, also abhängig beispielsweise von Projekten oder Saisonspitzen; genauso ist es für die Genehmigung wichtig, die noch offenen Urlaubstage zu kennen.
Zu beachten: Einen Betriebsurlaub sollten Arbeitgeber bereits im Vorhinein schriftlich im Arbeitsvertrag vereinbaren, wobei nicht der gesamte Jahresurlaub vom Betriebsurlaub erfasst sein darf.
Was ist bei Krankheit? Urlaubstage abziehen
Wir kennen das alle: Mit Einsatz wird noch gearbeitet um alles bis zum Urlaub zu erledigen und dann verlangt der Körper Ruhe und man wird krank. So unerfreulich die erzwungene Bettruhe ist, die auf Werktage entfallenden Urlaubstage gehen zumindest nicht verloren. Dasselbe gilt, wenn während des Urlaubs ein Unfall passiert (jedoch nicht aus Fahrlässigkeit). Dabei gelten folgende Regeln:
- Die Erkrankung muss länger als drei Tage dauern.
- Als Arbeitgeber müssen Sie von der erkrankten Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter spätestens nach drei Tagen informiert werden und bei der Rückkehr in die Arbeit muss eine Krankenstandsbestätigung vorgelegt werden.
Zu beachten: Die durch Krankheit versäumten Tage können nicht direkt an den Urlaub angehängt werden.
Erkrankt ein Dienstnehmer im Ausland, muss neben der Bestätigung über die Arbeitsunfähigkeit auch eine Bestätigung einer Behörde vorgelegt werden, aus der hervorgeht, dass die Ausstellung des Attestes von einem zugelassenen Arzt ausgestellt wurde.
Beachten Sie, dass auch während einer Krankheit die Mitarbeitenden Urlaubsanspruch erwirtschaften.
Was ist bei Kündigung? Die Urlaubsersatzleistung
Während der Kündigungsfrist können Urlaubstage nach Vereinbarung beider Seiten verbraucht werden. Bleiben nicht verbrauchte und nicht verjährte Urlaubstage am Ende des Dienstverhältnisses offen, muss der Arbeitgeber die Urlaubsersatzleistung berechnen: Dabei wird der Urlaubsanspruch aus dem laufenden Jahr aliquot ermittelt, nicht verjährter Urlaub aus Vorjahren zählt zur Gänze. Diese errechnete Urlaubsersatzleistung wird finanziell abgegolten, die Höhe richtet sich nach dem Gehalt.
Zu beachten: Bei aufrechtem Dienstverhältnis dürfen Urlaubstage nicht in Geld abgelöst werden.
Weiterführende detaillierte Informationen zu Urlaub und Freistellung bieten das Arbeitsministerium, sowie das Urlaubsgesetz.
Im zweiten Teil geht es um Urlaub als Benefit – was steckt dahinter – sowie um den digitalen Urlaubsantrag und welche Auswahlkriterien man beachten sollte, damit die Verwaltung für alle Beteiligten einfacher wird.
