Tipps zur virtuellen Teamarbeit

Die Corona Krise stellt uns alle vor große Herausforderungen. Gleichzeitig wirkt sie als Beschleuniger der Digitalisierung im Business Bereich. Was wir schon immer mit lieben Familienmitgliedern, die entfernt wohnen, gepflogen haben, wird jetzt im Geschäftsleben zur Normalität: Video-Konferenzen. Doch mit den technischen Möglichkeiten allein ist es nicht getan. Wir zeigen Ihnen welche Maßnahmen erforderlich sind, um auf Entfernung weiter gemeinsam zu arbeiten und den sozialen Kontakt zu bewahren: zwischen Ihren Mitarbeitern, Kollegen und Teams, genauso wie zu Kunden und Lieferanten.

Der menschliche Faktor

Ganz automatisch hat man sich in der Kaffeeküche getroffen, schöne Gelegenheit ein paar persönliche Erlebnisse auszutauschen. Diese Gelegenheit muss nun bewusst geschaffen werden, denn der zwischenmenschliche Kontakt ist wichtig.

• Vorbildrolle: Als Führungskraft haben Sie in Krisenzeiten eine besondere Vorbildrolle. Sorgen Sie dafür, dass soziale Kontakte nicht zu kurz kommen. Signalisieren Sie, dass Sie erreichbar sind, sei es per Telefon oder mittels Videokonferenz.
• Kaffee-Meetings: Vereinbaren Sie jeden Tag um eine bestimmte Uhrzeit mit Kollegen bzw. Mitarbeitern ein virtuelles Treffen für etwa eine halbe Stunde. Holen Sie sich eine Tasse Kaffee oder Tee und los geht’s. Dabei sollten persönliche Themen im Vordergrund stehen, genauso wie in der Kaffeeküche, aktuell etwa Tipps für Gymnastik zu Hause. Lassen Sie auch Corona nicht das ständige Gesprächsthema sein.
• Renaissance des Telefons: Jeder merkt es wohl bei sich selbst: Wir telefonieren häufiger und länger. Das sollten Sie beibehalten, denn das direkte Gespräch vermeidet Missverständnisse: Sie können Aufgaben klarer und besser erklären, als wenn sie oft verkürzt aufgeschrieben werden. Nebenbei können Sie gleich hören, wie es Ihren Mitarbeitern geht.

Tools für Videokonferenzen

Jetzt ist die Gelegenheit, neue Tools auszuprobieren, sofern Sie nicht bereits im Unternehmen Werkzeuge für Videokonferenzen etabliert haben. Ein kurzer Überblick:

• Microsoft Teams bietet Videokonferenzen, Chats und Gruppenchats. Das ist eine kostenpflichtige Funktion von Office365, aber Microsoft bietet aktuell 6 Monate gratis an.
• Skype ist den meisten bekannt, weil sie es seit Jahren privat nutzen. Es gehört mittlerweile zu Microsoft und kann weiterhin kostenlos genutzt werden. Der Nachfolger von Skype for Business ist Microsoft Teams.
• Zoom ist einfach zu nutzen und stammt von einem spezialisierten Anbieter für Videokonferenzen. In der Basis-Version ist es kostenlos und ermöglicht Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern, allerdings beschränkt auf 40 Minuten. Hierzulande hat es sich seit der Corona Krise schnell verbreitet.
• Webex von Cisco ist ebenfalls ein ausgereiftes Werkzeug für Videokonferenzen. Auch hier gibt es ein spezielles Angebot wegen der Corona Krise, Unternehmen können das Tool bis auf weiteres mit bis zu 100 Nutzern kostenlos verwenden.

Herausforderung Selbst-Organisation

Die gewohnte Routine gibt es nicht mehr, der Weg ins Büro fällt weg, oder eine fixe Uhrzeit um ein Verkehrsmittel zu erreichen oder um am Arbeitsplatz zu sein. Trotz oder gerade wegen der eher ungeplanten Zeit im Home-Office ist es wichtig, Strukturen zu entwickeln.

• Regeln für Arbeitszeiten und Flexibilität: Als Führungskraft sollten Sie klar kommunizieren, wann Mitarbeiter erreichbar sein müssen. Umgekehrt sollten Sie auch ermöglichen, dass nicht zeitkritische Arbeiten später erledigt werden; besonders wenn Kinder zu Hause betreut werden müssen, kann diese Flexibilität Stress und Druck reduzieren.
• Erreichbarkeit mit Kalender anzeigen: Ein gemeinsamer Kalender hilft den Kollegen untereinander, genauso müssen Externe wie Kunden oder Lieferanten wissen, wen sie wann und wie erreichen können.
• Rituale helfen: Ein fixer Platz für den Laptop hilft, die Rolle „Arbeit“ vom Privatleben zu trennen. Auch wenn die Jogginghose jetzt allgemein propagiert wird, sollte nicht alles verschwimmen, schöne Kleidung tut auch dem Selbstwert gut.
• Vereinbarung Home-Office: Sofern es noch keine Vereinbarung gibt, sollte das Arbeiten im Home-Office zeitlich befristet bezogen auf die Covid-19 Maßnahmen der Regierung vereinbart werden. Alle Infos dazu finden Sie hier.

Fazit: Mobiler, flexibler – persönliche Kontakte gewinnen an Wert

Home-Office und das Arbeiten in virtuellen Teams wurden immer wieder angedacht, nun hat die Corona Krise die Einführung beschleunigt und es ist durchaus wahrscheinlich, dass diese Remote-Zusammenarbeit damit akzeptierter wird. Möglich wäre etwa, dass Mitarbeiter am Freitag, wenn es nur einen halben Arbeitstag betrifft, öfter von zu Hause aus arbeiten und damit Reisezeit und auch CO2 sparen. Die jetzt kurzfristig getroffenen Vereinbarungen könnten nach der Krise also neu formuliert werden.

Umgekehrt vertraten viele auch die Meinung, dass man heutzutage kein Büro mehr brauche, mit Smartphone und Laptop könne man überall arbeiten. Jetzt erleben wir die Grenzen, denn der direkte soziale Kontakt ist uns Menschen wichtig – und das ist auch gut so. Wir können also künftig noch mobiler und flexibler arbeiten, weil wir die Tools dazu haben, allerdings bekommt der persönliche Kontakt, wo man sich Zeit nimmt, wieder einen großen Stellenwert.

Worüber wir uns rückblickend wundern werden

Einen interessanten Blick in die Zukunft bietet Trendforscher Matthias Horx in seinem Blog. Eigentlich ist es ein Blick aus der Zukunft, denn er schlägt die sogenannte RE-Gnose vor, im Gegensatz zur Prognose schauen wir dabei von der Zukunft aus zurück ins Heute. Matthias Horx lädt ein, sich einen Kaffeehausbesuch im September 2020 vorzustellen und fragt: Worüber werden wir uns rückblickend wundern? Dabei schreibt er zum Thema virtuelles Arbeiten:

Wir werden uns wundern, wie schnell sich plötzlich Kulturtechniken des Digitalen in der Praxis bewährten. Tele- und Videokonferenzen, gegen die sich die meisten Kollegen immer gewehrt hatten (der Business-Flieger war besser) stellten sich als durchaus praktikabel und produktiv heraus. Lehrer lernten eine Menge über Internet-Teaching. Das Homeoffice wurde für Viele zu einer Selbstverständlichkeit – einschließlich des Improvisierens und Zeit-Jonglierens, das damit verbunden ist.

Gleichzeitig erlebten scheinbar veraltete Kulturtechniken eine Renaissance. Plötzlich erwischte man nicht nur den Anrufbeantworter, wenn man anrief, sondern real vorhandene Menschen. Das Virus brachte eine neue Kultur des Langtelefonieren ohne Second Screen hervor. Auch die »messages« selbst bekamen plötzlich eine neue Bedeutung. Man kommunizierte wieder wirklich. Man ließ niemanden mehr zappeln. Man hielt niemanden mehr hin. So entstand eine neue Kultur der Erreichbarkeit. Der Verbindlichkeit.

Hinweis: Dieser Text ist frei abdruckbar mit dem Hinweis: www.horx.com und www.zukunftsinstitut.de. Hier können Sie den gesamten Blog nachlesen.