Alleskönner gefragt
„Bis morgen müssen alle Gehälter abgerechnet sein, pünktlich und korrekt!“
„Schon die neue interne Prämienregelung für den Vertrieb verstanden?“
„Die Pensionierung von Herrn Müller muss abgewickelt werden!“
„Ab heuer gilt eine neue Regelung für umweltfreundliche Mobilität, schon gelesen?“ …
Eine solche Liste von Zurufen oder Fragen können alle, die in der Personalverrechnung tätig sind, beliebig fortsetzen. Denn ihre Aufgaben sind umfangreich und komplex und verlangen neben der Liebe zu Zahlen und zu Gesetzestexten noch weitere Skills: Dazu zählen die Bereitschaft, ständig weiter zu lernen, weil sich Gesetze oft ändern; ebenso gute Kommunikationsfähigkeit sowohl bei internen Anfragen, als auch bei externen Kontakten mit Behörden oder Steuerberatung. Last but not least werden in der Lohnverrechnung viele sensible Personaldaten verarbeitet und mit diesen muss sorgfältig umgegangen werden.
Chance für Optimierung
Keine Frage, in der Personalverrechnung ist viel zu wissen und zu tun. Dazu lauert im Hintergrund der Druck, dass die Gehälter zeitgerecht und richtig ausgezahlt werden müssen, denn mit Geld wird nun mal die Wertschätzung für die erbrachten Leistungen der Belegschaft ausgedrückt.
Diese vielen Aufgaben bieten jedoch auch eine Chance: Wer die dahinterstehenden Abläufe kennt, kann diese optimieren. Am besten schrittweise, denn Prozessoptimierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern auch ein Prozess, nämlich ein fortlaufender Prozess mit dem Ziel, Verbesserungen in den Abläufen der Personalverrechnung zu erreichen.
Ziele von Prozessoptimierung
Ressourcen verursachen Kosten und sind in der Regel knapp bemessen. Ziel ist daher, diese effizienter einzusetzen: Indem Hindernisse, Engpässe, Fehlerquellen oder zeitraubende Arbeitsschritte erkannt und beseitigt werden, kann die verfügbare Zeit des Personalverrechnungsteams besser genutzt und die Qualität der Ergebnisse verbessert werden.
Die positiven Auswirkungen dieser optimierten Abläufe beschränken sich nicht nur auf HR, sondern beeinflussen den Erfolg des gesamten Unternehmens: Wenn Personalprozesse schneller und/oder qualitativ besser werden, so steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und das wirkt sich auf die Qualität der Leistungen und damit der Kundenbeziehungen aus.
Einbinden des Personalverrechnungsteams
Der Schlüssel zum Erfolg von Prozessoptimierung ist offensichtlich, dennoch wird er leider nicht immer beachtet: Beziehen Sie die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Projekt ein. Erstens, weil diese ihre Arbeit tagtäglich machen und am besten über mögliche Probleme und Verbesserungsansätze Bescheid wissen. Zweitens, weil sie sich motiviert fühlen, wenn sie gehört werden. Um eine solche Mitarbeit zu ermöglichen, muss neben Analysemethoden auch ausreichend Zeit eingeplant und zur Verfügung gestellt werden. Die Einbindung von Anfang an verringert auch das Risiko von Widerständen, denn Prozessoptimierung bedeutet die Veränderung gewohnter Arbeitsschritte und wir Menschen lieben nun mal unsere Gewohnheiten.
Automatisierung und Digitalisierung nutzen
Mit geeigneter Softwareunterstützung können repetitive Aufgaben und Routinetätigkeiten automatisiert werden. Bei der Lösungsauswahl sollten Sie auch den Einsatz von Cloud überlegen, denn so müssen Personaldaten nur einmal erfasst werden, sie sind zentral und stets aktuell abgelegt und Berechtigte können von überall darauf zugreifen; ein professionelles Rechenzentrum erfüllt außerdem alle Anforderungen betreffend DSGVO und Datenschutz.
Es rechnet sich
Prozessoptimierung in der Personalverrechnung bringt qualitative und quantitative Vorteile:
- Das Team der Personalverrechnung ist durch Entlastung von Routinetätigkeiten motivierter und gewinnt Zeit für strategische Aufgaben.
- Die Automatisierung von Routinetätigkeiten steigert die Effizienz, Fehler werden vermieden, der Ressourcenbedarf sinkt und ebenso die Kosten.
- Die Qualität der Arbeit verbessert sich, am deutlichsten sichtbar für alle Beschäftigten mit pünktlich und korrekt ausbezahlten Gehältern. Das wiederum steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, verbessert das Arbeitergeber-Image und ist damit ein Wettbewerbsvorteil für die Firma.
- Abläufe werden konsistent und transparent nachvollziehbar.
- Anforderungen an Compliance und Datenschutz werden erfüllt, das verringert das unternehmerische Risiko.
