Mitarbeiter kommen und gehen, sie besuchen Schulungen, sie wechseln in andere Abteilungen oder in andere Niederlassungen, sie möchten pünktlich und korrekt ihr Gehalt ausbezahlt bekommen. Jeder dieser Prozesse hat sein Pendant im Personal Management und jeder dieser Prozesse bedeutet Aufwand für die Mitarbeiter in der Personalabteilung.
Digitalisierung unterstützt Dynamik und Home-Office
Die Aufgaben von Human Resources werden dynamisch, der Grund sind der flexible Arbeitsmarkt und der Fokus auf die Mitarbeiter, denn es gilt, die besten Köpfe zu finden und weiterzuentwickeln. Damit Ihre Mitarbeiter bleiben, müssen Sie auch als moderner Arbeitgeber auftreten und das heißt Digitalisierung.
Die geforderte Geschwindigkeit und Qualität der HR-Kernprozesse können nur mit Unterstützung durch digitale Werkzeuge erreicht werden. Aus der Digitalisierung der Kernprozesse ergibt sich ein weiterer Vorteil: Ein Büro ohne Papierordner ermöglicht, von überall auf die Unterlagen zuzugreifen – natürlich gesichert und mit entsprechenden Berechtigungen, um die sensiblen Personaldaten zu schützen – und auf diese Weise wird Arbeiten im Home-Office jederzeit von heute auf morgen möglich.
Wo die Reise der Digitalisierung im modernen Personal Management hingeht und welche Vorteile das bringt, sehen Sie bei den nachfolgend dargestellten HR-Kernprozessen.
Digitale Personalakte
Das Herzstück jeder Personalabteilung sind die Personalakten. Die digitale Version bietet die gleiche Struktur wie der Papierordner, allerdings mit vielen zusätzlichen Funktionen. Die zentrale Ablage sorgt für vollständige Sicherung aller Unterlagen und ermöglicht standortunabhängigen Zugriff, auch vom Home-Office aus. Einzelne Dokumente wie ein bestimmter Urlaubsantrag werden schnell gefunden. Mitarbeiter können zu ihrer Akte Zeugnisse von absolvierten Kursen selbst hochladen, diese Änderungen sehen Sie in der Personalabteilung auf einen Blick. Sie sparen Kosten durch Wegfall von Aktenschränken, Papier und Druckerpatronen.
Personaldaten müssen speziell durch ein Berechtigungssystem geschützt werden, auch dafür sorgt die digitale Personalakte.
Personalverrechnung
Die gesetzeskonforme fehlerfreie Abrechnung der Löhne und Gehälter wiederholt sich Monat für Monat und bedeutet viel Verantwortung. Verschiedene Arbeitszeitmodelle bis zu Altersteilzeit und Kurzarbeit, verbunden mit verschiedenen Zuschlägen, machen diesen Prozess sehr komplex. Gerade bei solchen Routinetätigkeiten bringt Digitalisierung viel Einsparungspotenzial, so können dank des hohen Automatisierungsgrades gesetzlich vorgeschriebene Meldungen durch das System selbst erstellt werden. Gleichzeitig haben Sie die Sicherheit, korrekt abzurechnen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass länderspezifische Regeln in Ihrer Software abgebildet und stets auf dem aktuellen Stand sind – darauf müssen Sie bei der Auswahl des Lösungsanbieters achten, wenn Sie das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen wollen.
Kompetenzmanagement und Mitarbeitergespräch
Die richtige Person an der richtigen Stelle – das ist für Ihr Unternehmen entscheidend. Mit digitaler Unterstützung erstellen Sie Skill-Profile nach fachlichen, sozialen und persönlichen Kriterien und diese können automatisiert mit den Kompetenz-Profilen Ihrer Mitarbeiter oder mit Kandidaten aus dem Talente-Pool abgeglichen werden. Vielleicht hat ein Mitarbeiter im Gespräch mit seiner Führungskraft bereits Interesse an einer Stelle gezeigt, die nachbesetzt werden muss? Dank Schnittstellen zur Bedarfsanalyse sehen Sie, welche Weiterbildungen dieser Mitarbeiter eventuell dazu noch benötigt. Auch Rezertifizierungen können mit digitaler Unterstützung nicht mehr verpasst werden.
Ohne mühsames Suchen, sondern einfach auf Knopfdruck stellen Sie mit digitalen Lösungen Zusammenhänge her, weil die Daten vernetzt werden können. Das erleichtert und beschleunigt Prozesse, vor allem aber sorgt es für bessere Ergebnisse, wenn Stellen passgenau mit qualifizierten Mitarbeitern besetzt werden. Genauso sorgt kontinuierliche Weiterentwicklung für Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Bewerbermanagement mit Recruiting-Software
Print-Anzeigen in regionalen Zeitungen und Bewerbungen auf dem Postweg sind passé. Heute erfolgt die Suche nach Kandidaten mit überregionalen Job-Börsen oder über die eigene Webseite, in jedem Fall elektronisch. Bewerber können dort direkt alle geforderten Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochladen. Die Kandidaten erwarten rasches Feedback, hier unterstützt die Recruiting-Software mit vielen Funktionen und Prozessen: Automatisch werden die Unterlagen importiert und eine Eingangsbestätigung versendet, die Bewerbungen werden vorklassifiziert, ein Talente-Pool wird angelegt und auf Mausklick kann eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder eine Absage versendet werden. Die Lösung übernimmt viele Routinetätigkeiten, sodass sich die HR-Mitarbeiter auf die Auswahl des besten geeigneten Bewerbers konzentrieren können.
Fazit: vom Verwalten zum Gestalten
Laut Studie der Managementberatung Bain & Company steigert sich die Effizienz im Personalwesen durch automatisierte digitale Prozesse um 20 bis 30 Prozent. Einfachere und schnellere Prozesse, sowie bessere Entscheidungsfindung bewirken, dass die HR-Abteilung als modern und service-orientiert von den Mitarbeitern geschätzt wird. Statt Zeit mit mühseligen Routinetätigkeiten zu verbringen, stellt modernes Personal Management jeden einzelnen Mitarbeiter und seine Weiterentwicklung in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit.
