Die Maßnahmen aufgrund Covid-19 haben dem mobilen Arbeiten einen enormen Schub verliehen, für viele Menschen ist das Home-Office zum neuen Arbeitsplatz geworden. Der Begriff mobiles Arbeiten umfasst aber weit mehr, nämlich das Arbeiten außerhalb des Betriebs an einem selbstbestimmten Ort, das kann nun das Heimbüro sein, genauso wie unterwegs in der Bahn oder in einem Café oder bei einem Kunden. Wo auch immer die Mitarbeiter mobil ihrer Tätigkeit nachgehen, von technischer Seite müssen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Damit können die Vorteile des mobilen Arbeitens realisiert werden – nicht nur in der aktuellen Situation, sondern Sie setzen damit Maßnahmen, die Ihrem Unternehmen auch für die Zukunft Nutzen bringen.
Vorteile: Produktivität, Zeitgewinn, Work-Life-Balance
In einer aktuellen Online-Umfrage von e-dialog sagen rund zwei Drittel der Befragten in Österreich, dass sie die Umstellung auf das Arbeiten im Home-Office gut geschafft haben und sie die Maßnahmen der Regierung mittragen und für richtig halten.
- Die Produktivität scheint nicht zu leiden, denn knapp die Hälfte arbeitet im gleichen Tempo wie üblich, 22% sind sogar schneller und nur ein Drittel meint, zu Hause langsamer voranzukommen.
- Zeitgewinn wird von den Befragten als wesentlicher Vorteil empfunden, so schätzen 32%, dass die mühsame Anreise zum Arbeitsplatz wegfällt; 27% bewerten positiv, sich die Zeit etwas freier einteilen zu können.
- Schon immer ist mobiles Arbeiten für viele Mitarbeiter ein Vorteil für ihre Work-Life-Balance, sie können sich die Zeit zwischen Beruf, Familie und Freizeit besser und flexibler einteilen. Gerade bei Berufseinsteigern hat dieser Faktor große Bedeutung. Aus unternehmerischer Sicht fördert mobiles Arbeiten nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch das Verantwortungsgefühl und die Selbstmotivation der Mitarbeiter.
Nachteile: Work-Life-Balance, Cyber Security
- Aus dem Vorteil der Work-Life-Balance kann auch ein Nachteil werden, speziell in der aktuellen Krisensituation. Plötzlich werden Berufs- und Privatleben vermischt, häufig gibt es keine Zeiterfassung und Leistungen sind weniger sichtbar. Das führt dazu, dass Mitarbeiter tendenziell mehr arbeiten und hier sollten Sie als Führungskraft auch klare Strukturen wie Terminkalender bzw. Regeln zur Orientierung schaffen.
- Eine große Gefahr besteht für die IT-Sicherheit, denn auch Cyber-Kriminelle wissen, dass nun verstärkt im Home-Office gearbeitet wird. Um an Unternehmensdaten heranzukommen, nutzen sie Social Engineering oder Hackerangriffe. Beim Social Engineering werden Ihre Mitarbeiter mit Spam- oder Phishing-Mails direkt angesprochen, beliebt sind derzeit Nachrichten mit dem Betreff „Corona“, der Absender tarnt sich als behördliche oder ärztliche Stelle. Wenn ein Mitarbeiter auf einen Link im Mail klickt, können Zugangsdaten abgegriffen oder Schadsoftware installiert werden.
Tipps zur sicheren Umsetzung von Home-Office
Leistungsfähige Internetverbindung
Damit Ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten können, benötigen sie eine entsprechend leistungsfähige Internetverbindung. Schnelle Hilfe bringen hier mobile WLAN-Hotspots, diese Würfel können von Mobilfunkanbietern auch geliehen werden.
Sicherer Datenaustausch
Mitarbeiter müssen auf Anwendungen und Daten im Unternehmen zugreifen können, wie Buchhaltung, Materialwirtschaft oder Personalverrechnung. Damit die sensiblen Unternehmensdaten vor Hackerangriffen geschützt sind, müssen sie über einen Datentunnel ausgetauscht werden. Der Fachbegriff für diese verschlüsselte Verbindung heißt VPN – Virtual Private Network, auf den Notebooks der Mitarbeiter wird dazu ein VPN Client installiert. Zusätzlich müssen sichere Passwörter verwendet werden.
Wenn Mitarbeiter nicht im Home-Office, sondern von unterwegs arbeiten, sollten diese sich nie in ein öffentliches WLAN, etwa von der Bahn oder einem Café, einwählen.
Firewall und Antivirenprogramme
Um vor Cyberangriffen geschützt zu sein, müssen die Antivirenprogramme auf jedem Gerät stets auf dem aktuellen Stand sein. Achtung: Denken Sie auch an Smartphones, diese universalen Geräte werden mehr und mehr zum Ziel der Hacker, etwa indem bösartige Anwendungen aus App-Stores heruntergeladen werden.
Die Firewall ist vergleichbar mit einem Zutrittstor und kontrolliert die Verbindungen zwischen Ihrem Firmennetzwerk und dem Internet. Die Zutrittsregeln müssen vorab definiert werden. Diese Konfiguration können für KMU, die keine oder wenig IT-Ressourcen haben, auch IT- Dienstleister übernehmen.
Sensibilisierung für Social Engineering
Das Bewusstsein für Hackerangriffe muss geschärft werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter diese Gefahren kennen und entsprechend vorsichtig agieren. Folgende Fragen sind hilfreich, wenn bei einem Mail Verdacht besteht: Kenne ich den Kontakt? Passen Absender und Schreibstil des Mails zusammen? Ist im Anhang eine ausführbare Datei oder ein Makro, erkennbar an der Endung .exe .msi .xlsm .docm?
Datensicherung
Sollte lokal am Computer im Home-Office gearbeitet werden, müssen Dateien regelmäßig auf den Servern des Unternehmens gesichert werden. Das passiert normalweise im Firmennetzwerk automatisch, nun muss eine Synchronisation erfolgen. Der USB-Stick ist übrigens kein verlässliches Sicherungsmedium.
Sind Ihre Unternehmensdaten in der Cloud, werden diese nach Bearbeitung auch dort gespeichert – im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung sollten Sie einen heimischen oder zumindest europäischen Cloud-Anbieter wählen.
