Gleich vorneweg: Die Lohnverrechnung muss stets sauber und richtig sein. Unternehmen sollten aber auch nicht mehr Steuern zahlen, als notwendig. Es gibt steuerliche Möglichkeiten, die Sie nützen können, damit bei Ihren Mitarbeitern mehr Gehalt ankommt; wo Sie sich gleichzeitig mit zusätzlichen Leistungen als attraktiver Arbeitgeber positionieren können und die das Unternehmen nicht mehr kosten. All diese Maßnahmen beleuchten wir aus zwei Blickwinkeln: Die steuerliche Sicht erklärt, was zu tun ist; die arbeitsrechtliche Sicht zeigt, wie Verträge gestaltet werden, damit z.B. aus einem einmaligen Bonus kein jährlicher Anspruch entstehen kann.
Individuelle Auswahl mit dem Cafeteria-System
Der Name sagt bereits, worum es geht: Ihre Mitarbeiter können aus einer standardisierten Palette von Angeboten ihr individuelles Menü auswählen, damit für sie das beste Gehalt herauskommt. Statt mit der Gießkanne verteilt, wird auf persönliche Bedürfnisse eingegangen.
Nehmen wir als Beispiel eine Dienstnehmerin aus dem Kundendienst mit einem Gesamtgehalt von €3000.- monatlich. Sie erhält ein e-bike, das ihr von der Firma zur Verfügung gestellt wird, um mit dem Rad zu den Kunden und zu ihrem Arbeitsplatz fahren. Sie möchte das Fahrrad auch privat nutzen, dafür erhält sie statt € 200.- nur € 100.- Gehaltserhöhung (Anmerkung: die Beträge sind natürlich immer fiktiv). Ihre Kollegen wählen beispielsweise lieber die größere Gehaltserhöhung oder ein Job-Ticket, konkret die Jahreskarte der Wiener Linien.
Exkurs: Mögliche Neuerungen bei Jahreskarten in den Bundesländern
In diesem Zusammenhang beobachten wir derzeit mit Interesse die Ankündigung der neuen Bundesregierung über bundeslandweite Jahreskarten: Die Firma übernimmt die Kosten und man zahlt keine Steuern darauf. Bis jetzt ist das speziell in Wien attraktiv, da man hier dem Arbeitnehmer die Jahreskarte der Wiener Linien zur Verfügung stellen kann. In den Bundesländern darf dagegen in der Regel nur eine Streckenkarte (also nur die Strecke von A nach B) zur Verfügung gestellt werden. Sollte hier bis März konkretes vorliegen, bzw. auch weitere Ankündigungen erfolgen, so werden wir tagesaktuell darüber bei den HR-Expertentreffs informieren.
Smarte Prämien-Optimierung
Wenn Sie eine Prämie ausbezahlen, kann Ihr Dienstnehmer mehr herausbekommen, obwohl für Ihr Unternehmen die Prämiensumme gleichbleibt. Das wird möglich, wenn Sie die Prämienauszahlung auf mehrere Monate zeitlich verteilen.
Im Hintergrund steht hier das Jahressechstel, mit dieser steuerlichen Vorschrift kann man Prämien optimieren, denn ein bestimmter Teil der jährlichen Einkünfte kann steuerlich begünstigt ausbezahlt werden. Allgemein bekannt sind dabei die zwei Sonderzahlungen, das Weihnachts- und das Urlaubsgeld. Doch es gibt auch andere Möglichkeiten, wo ein Teil eines Bonus im besten Fall statt mit 50% nur mit 6% besteuert wird – das ergibt bei einem Bonus von € 7000 die schöne Summe von €400 netto mehr. Ohne zu tief in die graue Theorie des Jahressechstels einzudringen, werden dazu beim HR-Expertentreff konkrete Beispiele gezeigt. Denn der Vorteil ist: Sie können als Unternehmen damit steuern.
Mobilität und Green HR
Das klassische Firmenauto genießt hierzulande immer noch einen hohen Stellenwert, dabei entstehen laufend lohnenswerte Alternativen, lohnenswert für viele Seiten – speziell für die Umwelt und so eine nachhaltige Botschaft ist auch gut für die Reputation jedes Unternehmens.
E-Autos sind steuerlich hochinteressant, ebenso (Elektro-)Fahrräder. Die e-bikes können für einen Pool angeschafft werden; Sie können aber auch einzelnen Dienstnehmern ein eigenes Elektrorad zur Verfügung stellen, dass diese beruflich und privat nützen und nach einigen Jahren um einen symbolischen Euro übernehmen können. Zusätzlich haben Dienstgeber die Möglichkeit, für die Anschaffung von e-bikes Förderungen in Anspruch zu nehmen.
Home-Office, Betriebsmittel und weitere Themen
Mit Green HR hat auch dieser Bereich zu tun, denn Pendler sparen an Home-Office Tagen nicht nur Zeit, sondern Kilometer und damit CO2. Sie können Ihren Mitarbeitern Arbeitsmittel wie Handy, Laptop, Schreibtisch und Büroeinrichtung steuerfrei zur Verfügung stellen. Hier sind die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen wichtig, es gilt einiges zu beachten im Hinblick auf die zu treffenden Vereinbarungen. Dabei stellen sich auch Fragen wie: Darf der Arbeitsinspektor jetzt auch zu Hause vorbeikommen?Weitere Optimierungsmöglichkeiten haben Sie mit Essens-Bons, Betriebsveranstaltungen, Vorsorgeprodukten oder einem Betriebskindergarten.
Tue Gutes und rede darüber
„Der verdient ja mehr als ich!“ In der Regel vergleichen Mitarbeiter nur ihre Gehaltssummen, weitere Leistungen wie Kantine, Dienstauto oder -rad, etc. werden nicht bedacht, weil diese selbstverständlich werden. Denken Sie daher daran, über diese Leistungen immer wieder zu reden bzw. darauf aufmerksam zu machen.
Wie Sie das erreichen? Dazu folgende Tipps: Sie können auf dem Gehaltszettel das Jobticket andrucken – es wird nicht ausbezahlt, aber es ist eine Erinnerung. Das Cafeteria-System sollte jedes Jahr im Gehaltsgespräch durchgegangen werden, das bringt zwei Vorteile: Ihr Mitarbeiter kann seine Wünsche adaptieren und Sie zeigen ihm, was er bekommt.
Konkrete Anleitungen, Tipps und Checklisten beim nächsten HR-Expertentreff
Mehr erfahren Sie an Hand von Beispielen beim Sage HR-Expertentreff „Mehr Netto vom Brutto“, im März 2020 auf Tour durch ganz Österreich. Sie erhalten auch Checklisten mit Stichwörtern zu den Themenbereichen, wo optimiert werden kann – so kann jeder überprüfen: Was mache ich schon und was alles ist möglich. Ebenso sehen Sie, wie die Sage DPW Software unterstützt, um Lohnsteuer einzusparen.
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