Komplexe Prozesse durch Erfahrung aus der Praxis verbessern
Seit 1.1.2019 hat die mBGM – die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung – das alte System des Lohnsummenverfahrens ersetzt. Für die Unternehmen stellte das eine enorme Veränderung der Prozesse dar. Auch wenn das Meldesystem der Sozialversicherung nun einfacher geworden ist, so war die Umstellung dennoch von vielen Unsicherheiten begleitet.
Sage hat früh begonnen, sich mit den Sozialversicherungen auszutauschen und die DPW Software rechtzeitig adaptiert. Doch mit 1. Jänner dieses Jahres haben wir diese Aufgabe nicht als erledigt angesehen – im Gegenteil: Wir haben viele Anfragen bezüglich der Abwicklung der mBGM von Kunden bekommen und haben diese entsprechend unterstützt. Als wesentlicher Punkt hat sich die Abwicklung der Clearingfälle herauskristallisiert, daher haben wir dafür eine Verbesserung entwickelt: Die neue Datendrehscheibe ist seit Ende August in Betrieb, sie wurde im Wartungsbrief angekündigt und DPW-Kunden haben sie mit dem ersten Download nach der Halbjahreswartung erhalten.
Die alte Version erlaubte nur monatliche Meldungen
Die Datendrehscheibe dient zur monatlichen Übermittlung der Daten aus Sage DPW an die Krankenkassen. In der alten Version wurde die mBGM Meldung in einem Paket erstellt, d.h. in einem Datensatz waren alle Beitragsgrundlagenmeldungen einer Firma enthalten. Der Nachteil: Kam eine Fehlermeldung der Krankenkasse, ein sog. Clearingfall, so waren Korrekturen erst im nächsten Monat möglich.
Das zeigt folgendes Beispiel: Die Lohnverrechnung erhält eine Meldung aus dem Clearingsystem, dass eine Verrechnungsposition nicht stimmt. Am einfachsten wäre es für die Lohnverrechnung, die Summe gleich zu korrigieren und sofort wieder wegzuschicken. Das war aber nicht möglich. Da eine Gesamtsumme gemeldet wurde und der Beitragsgrundlagennachweis nicht aufgeschlüsselt und somit nicht ersichtlich war, ob bei Frau Maier oder bei Frau Müller falsch berechnet worden war. Die Lohnverrechnung musste sich die Korrektur merken und konnte diese erst bei der nächsten Monatsmeldung durchführen.
Jetzt können Sie einzelne Dienstnehmer sofort korrigieren
In der neuen Version der Datendrehscheibe sehen Sie für jeden Mitarbeiter extra die Beitragsgrundlagenmeldung aufgeschlüsselt. Filtermöglichkeiten nach Firma, Krankenkasse oder Personalnummer bringen Ihnen übersichtliche Listen, je nach Ihren Kriterien. Der Vorteil: Dank der detaillierten Aufschlüsselung der Meldedaten sehen Sie direkt, wo ein Fehler aufgetreten ist, Sie können sofort korrigieren und Clearingfälle pro Dienstnehmer erledigen.
Umgelegt auf das obige Beispiel sieht die Lohnverrechnung jetzt, dass bei Frau Müller der Beitragsgrundlagennachweis falsch war. Die einzelne Meldung von Frau Müller kann sofort storniert und die neue korrekte Meldung gesendet werden. Damit ist der Clearingfall erledigt und kann abgehakt werden. Den Nutzen spiegeln die Rückmeldungen unserer Kunden wider: Für sie ist es ein großer Vorteil, dass sie nicht bis zum nächsten Monatsabschluss warten müssen, wo sie sich nochmals mit dem alten Fehler befassen müssen. Der Clearingfall wird sofort korrigiert und ist damit „aus dem Kopf heraus“, so kann sich die Lohnverrechnung um aktuelle Aufgaben kümmern.
Zusätzlich: Dringende Clearingfälle und Obsolet-Rückmeldung
Mit der neuen Version der Datendrehscheibe sind auch folgende Punkte abgedeckt:
- Bei sogenannten dringenden Clearingfällen darf gar nicht 30 Tage bis zur Beantwortung gewartet werden. Diese dringenden Clearingfälle werden von den Krankenkassen definiert, so muss beispielsweise eine fehlende SV-Nummer innerhalb von 8 Tagen nachgemeldet werden.
- Die Krankenkassen haben angekündigt, ab 1.1.2020 jedes Mal zurückzumelden, wenn ein Clearingfall erledigt wurde. Dabei wird das Kennzeichen eines Clearingfalls gelöscht, die Krankenkassen nennen dies „obsolet“. Bis dato gab es solche Rückmeldungen nicht, für Unternehmen war es daher schwierig, den Überblick zu bewahren, v.a. weil in der Anfangsphase der mBGM naturgemäß häufiger Fehler aufgetreten sind. Diese begrüßenswerte Verbesserung wird auch über die neue Datendrehscheibe abgebildet, weil nun Storno und Neumeldung gleich möglich sind und der Clearingfall mit der Rückmeldung der Krankenkasse dann nicht mehr im System aufscheint.
Sage ist bestrebt, Sie in allen Fragen rund um die mBGM zu unterstützen. Für Infos zum allgemeinen Handling können Sie die FAQs nutzen, diese werden gerade im Hinblick auf die neue Datendrehscheibe aktualisiert. Aus unserer Erfahrung entstehen in der Anfangsphase viele individuelle Fragen, speziell bei der Fehlersuche – hier stehen Ihnen unsere Experten zur Verfügung.
