Die Lohnabrechnung muss noch fertig werden!
Jeden Monat stehen in kleinen und mittleren Betrieben Geschäftsführende oder die für die Lohnverrechnung verantwortliche Arbeitskraft vor dieser wichtigen Aufgabe. Oft ist erst am Abend dafür Zeit, weil die Abrechnung „neben“ anderen Aufgaben gemacht wird. Oft ist eine Person dafür allein verantwortlich. Die Corona-Pandemie hat diese Herausforderungen noch stärker hervortreten lassen: Wer macht die Abrechnung, wenn sie erkrankt? Wie kann jemand allein die unzähligen, oft kurzfristig durch die Bundesregierung veröffentlichten Regelungen in Bezug auf Coronahilfen oder sonstige gesetzliche Änderungen, korrekt übernehmen und abrechnen? Was ist, wenn die oder der langjährige Verantwortliche für Lohnverrechnung in Pension geht und kein Ersatz zu finden ist, weil überall Fachkräfte fehlen?
An den Zahltag denken auch die Arbeitskräfte
Die pünktliche und korrekte Auszahlung des Gehalts spielt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Denn auch wenn Faktoren wie Unternehmenskultur und selbstbestimmtes Arbeiten bei der Wahl des Arbeitgebers an Bedeutung gewinnen, so muss sich der Arbeitseinsatz auch lohnen. Mit der aktuellen Teuerungswelle sind außerdem immer mehr Menschen gezwungen zu rechnen und ihre Ausgaben genau einzuteilen. „Der Bereich ´Gehalt und Zusatzleistungen´ ist einer der 5 Gründe für das Ausscheiden aus einem Unternehmen“ hat eine Umfrage von SDWorx ergeben. Eine falsche Berechnung beim Monatsgehalt oder eine verspätete Lohnabrechnung seien kritische Probleme für Arbeitnehmende und ein Hauptgrund für eine Kündigung. Unternehmen sollten daher weiterhin ihren Fokus auf Lohnverrechnung legen, dann ihre Arbeitskräfte werden diesen Fokus definitiv haben, empfehlen die Studienautoren.
Die Lösung heißt Outsourcing
Wenn es in der Firma keine Vertretung für die Personalverrechnung gibt, weil eine Person diese allein erledigt oder wenn auf dem Jobmarkt keine Fachkräfte gefunden werden können, bietet Outsourcing eine verlässliche Alternative. Wohin der Trend im Outsourcing bei HR-Aufgaben geht, wurde durch eine Studie, veröffentlicht am Portal des Deutschen HRM-Instituts, klar beantwortet: Abgefragt wurden die Outsourcing-Felder Personalbeschaffung, -entwicklung, -betreuung und Entgeltabrechnung. Die Tätigkeit, die Unternehmen einem Dienstleister am meisten anvertrauen, ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Gerade wiederkehrende abgegrenzte Aufgaben wie die Lohnverrechnung lassen sich besonders gut an Externe auslagern.
Vorteile beim Outsourcing der Lohnverrechnung
In Betrieben ist mit Lohn-Outsourcing das Potential für Qualitätssteigerung und gleichzeitig Einsparungen besonders hoch, es umfasst folgende Bereiche:
- Ausfallsicherheit: Mit Outsourcing an einen Dienstleister ist sichergestellt, dass die Belegschaft pünktlich ihr Gehalt überwiesen bekommt.
- Keine Strafen für Abrechnungsfehler und bessere IT-Sicherheit: Wenn Zahlungen oder Meldungen verspätet oder sogar falsch erfolgen, kann das zu empfindlichen Strafen führen. Ein Lohnverrechnungsdienstleister sorgt für termingerechte korrekte Übermittlung; ebenso kann ein Spezialist mit Hochsicherheitsservern und Verschlüsselungstechnologien Maßnahmen für IT-Sicherheit setzen, die sich ein KMU allein nicht leisten könnte.
- Kernkompetenzen nützen: Statt „nebenbei“ die Lohnverrechnung zu machen, können sich alle im Unternehmen auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren, die zur Wertschöpfung beitragen; das betrifft die Geschäftsführung genauso wie Arbeitskräfte in der Personalabteilung.
- Kosten für Weiterbildung sparen und Risiko von Wissensverlust eliminieren: Fachkräfte in der Lohnverrechnung müssen auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung bleiben und sämtliche Änderungen in Steuer- und Beitragswesen kennen; ist das Unternehmen international tätig, werden das benötigte Wissen und damit Schulungen noch umfangreicher. Auch Gehalt und Arbeitsplatz sind Teil des Aufwands, der der eigenen Lohnverrechnung zuzurechnen ist. In der Variante des Outsourcings fallen diese laufenden Schulungskosten und Aufwände nicht mehr an. Ebenso entfällt damit das Risiko, dass das erworbene Wissen durch Kündigung oder Pensionierung verloren geht.
- Skalierbare Kosten mit Outsourcing: Der Aufwand für die Lohnverrechnung orientiert sich an der Zahl der abgerechneten Mitarbeiter und ist damit klar kalkulierbar. Fixe Preise ermöglichen Transparenz.
Worauf Sie achten sollten
- Ein Outsourcing-Partner, der zu Ihnen passt: Lohnabrechnung ist Vertrauenssache, das ist die Grundlage für eine funktionierende Partnerschaft.
- Geeignete IT-Umgebung, die zusammenspielt: Nicht nur sozial, auch technisch muss die Beziehung zum Outsourcing-Partner passen. Wie nutzen Sie ihre HR-Software im Unternehmen und kann der Dienstleister auf die Daten extern sicher wie z.B. in einem Rechenzentrum zugreifen? Wenn durch die IT-Umgebung oder die Softwarestruktur z.B. keine automatischen Schnittstellen zu Zeiterfassung oder Reiskostenabrechnung hat, wächst der manuelle Aufwand erheblich und dann steigen auch schnell die Kosten.
- Prozesse klären und einen Teil des Know-hows erhalten: Auch nach erfolgtem Outsourcing muss es jemand im Unternehmen geben, um zu koordinieren oder Daten bereitzustellen, damit alle Abläufe funktionieren. Ebenso müssen Sie klar definieren, was ausgelagert und vom jeweiligen Partner erwartet wird. Wenn etwa falsche Daten übermittelt werden, so erhält man am Ende des Prozesses ein falsches Ergebnis, was wiederum zu höheren Kosten führt
Fazit: Jetzt an Lohnoutsourcing denken
Faktoren wie der Fachkräftemangel und die Learnings aus der Coronazeit sind maßgebliche Gründe, jetzt die Möglichkeiten des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu evaluieren. Auch eine partielle oder schrittweise Auslagerung ist möglich, denn die Form des Outsourcings kann individuell auf die jeweiligen Firmenbedürfnisse angepasst werden. Ein auf Lohnverrechnung spezialisierter Dienstleistungspartner kennt sein Kerngeschäft, sodass Sie sich auf ihn verlassen können. Zusätzlich zur Verlässlichkeit ergibt sich für alle Betriebe ein beträchtliches Einsparungspotenzial.
