HR-Workflows: effizient und transparent

Auf gute Kontakte kommt es an

Den Employee Life Cycle – auf Deutsch „Mitarbeiterlebenszyklus“ – durchlaufen alle Beschäftigten in einem Unternehmen. Wie der Name treffend sagt, umfasst dieser Kreislauf alle Phasen vom aufmerksam machen bzw. aufmerksam werden über den Einstieg ins Unternehmen, die Karriereentwicklung, bis schließlich zum Austritt. Wie viele Phasen das sind, dafür gibt es unterschiedliche Zählweisen und das ist auch nicht so relevant. Wichtig ist vielmehr das Bewusstsein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in jeder dieser Phasen mit ihrem Arbeitgeber in Kontakt kommen und diese Erfahrung kann gut, professionell und unterstützend sein, aber auch mühsam oder wenig wertschätzend. Dass die Kontakte als gut empfunden werden, dazu kann Human Resources viel beitragen.

Die 5 bis 7 Phasen des Employee Life Cycle

1 – Attraction: Wie zieht ein Unternehmen die geeigneten Talente an, wie macht es auf sich aufmerksam. In dieser Phase geht es um das Unternehmensbild, das nach außen getragen wird, heute zumeist über Social Media.

2 – Recruiting: Der Bewerbungsprozess mit dem Schalten von Stellenanzeigen, Einladen zu Bewerbungsgesprächen bis zu Zusagen oder wertschätzenden Absagen. Hier findet der erste direkte Kontakt statt, daher ist das eine entscheidende Phase mit zahlreichen Tätigkeiten und Terminen. (Hinweis: Manche Unternehmen fassen die Phasen 1 und 2 zusammen).

3 – Onboarding: Der Einstieg beginnt in der Regel schon vor dem ersten Arbeitstag und setzt sich dann in den ersten Tagen bzw. Wochen fort. Neulinge sollten jetzt alles bekommen, was sie zum Start brauchen, wie interne Informationen, Visitenkarten, ggf. Arbeitskleidung, Firmenfahrrad oder -auto, Computer und Smartphone, Zugang zu IT-Systemen, Einschulungen. In dieser Phase ist Struktur gefragt, weil individuell für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter viele Aufgaben erledigt werden müssen.

4 – Development: Das Vorstellungsgespräch hat zu einer ersten Einschätzung geführt. In der gemeinsamen Arbeit zeigen sich nun Stärken oder Schwächen. Die Personalabteilung kann jetzt mit Schulungen Potenziale fördern, weiterentwickeln und damit den Grundstein für eine Karriere legen, die beiden Seiten nützt.

5 – Retention: Der Reiz und die Aufmerksamkeit des Neuen sind irgendwann vorbei, wie das in Beziehungen so ist. In diese Phase muss die Bindung gestärkt werden, um die Arbeitskräfte langfristig an das Unternehmen zu binden; denn Kündigungen und Neuanstellungen kosten Geld und Zeit. Ob Wechsel in eine andere Abteilung und zu einer neuen Aufgabe, ob Prämie oder Team-Event, ob Berücksichtigung der privaten Situation wie etwa schulpflichtige Kinder – die passende Auswahl karrieretechnischer, finanzieller und sozialer Maßnahmen sorgt für Mitarbeiterzufriedenheit und damit Bindung.

6 – Exit: Egal ob die Kündigung seitens des Unternehmens oder der Angestellten ausgesprochen wurde, die Trennung sollte immer wertschätzend durch Gespräche oder Feedbackmöglichkeiten erfolgen. Auch das wirkt nach außen auf das Arbeitgeber-Image und – wie das Sprichwort sagt: Man trifft sich immer zweimal im Leben.

7 – Alumni: Ehemalige Beschäftigte kennen ihr Unternehmen, idealerweise können sie positiv darüber sprechen oder sogar neue Arbeitskräfte vermitteln. Es lohnt sich daher, auf einen fortgesetzten guten Kontakt zu achten. (Hinweis: Manche Unternehmen fassen die Phasen 6 und 7 zusammen).

Workflows machen HR-Arbeit effizient

In jeder dieser Phasen geht es um das Arbeitgeber-Image, daher ist das Management des Employee Life Cycle für die Personalabteilung eine zentrale Aufgabe – und auch eine andauernde Aufgabe. Das ist nicht immer so einfach, weil in jeder Phase oft viele sehr unterschiedliche Tätigkeiten zu erledigen sind, teils auch mit Terminen, die eingehalten werden müssen. Manches sind Routinetätigkeiten, die dann schnell so nebenbei gemacht werden und wo deswegen Fehler passieren können. Doch in genau diesen sich wiederholenden Schritten, die Kreisläufe auszeichnen, liegt die Chance für die Personalabteilung: Hier kann mit digitaler automatisierter Workflow-Unterstützung viel bewirkt werden, sodass jeder Kontakt zu einer nutzbringenden wertschätzenden Erfahrung wird.

Vorteile von HR-Workflows

• Zentrale HR-Prozesse und relevante Daten, die an einem Ort und aktuell verfügbar sind, ermöglichen der Personalabteilung, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich mit jeweils maßgeschneiderten Angeboten zu begleiten. Das stärkt die Mitarbeiterbindung.
• Digitale HR-Prozesse sind effizient und transparent: Alle beteiligten Personen in allen involvierten Abteilungen wissen, was noch zu tun, in Arbeit, bzw. bereits erledigt ist. So stellt etwa die Führungskraft einen Antrag auf Auszahlung einer Prämie und diesen erhält die Geschäftsführung automatisch zur Genehmigung.
• Aufgaben mit Workflow-Unterstützung werden rechtzeitig gestartet und mit automatischen Benachrichtigungen ist auch sichergestellt, dass nichts vergessen und alles fristgerecht erledigt wird; zum Beispiel in der umfangreichen Phase des Onboardings.
• Wer um die Bedeutung des Mitarbeiterlebenszyklus weiß und sich dafür Workflow-Unterstützung holt, kann bessere Maßnahmen für eine motivierte und gut ausgebildete Belegschaft setzen. Das wiederum trägt zum Unternehmenserfolg bei.