Dem steht gegenüber, dass einige Branchen wie beispielsweise die Gastronomie, die Produktion und der Handel aufgrund der Ausgestaltung der Tätigkeit weniger bzw. nicht für Home-Office geeignet sind. Neben einem höheren Flexibilisierungsgrad für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehen mangels eigens dafür vorgesehener gesetzlicher Regelungen damit auch regelmäßig neue arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen einher.
Viele Unternehmen greifen gerade aktuell auf die Möglichkeit von Home-Office zurück, wobei jedoch aus datenschutz- und arbeitsrechtlicher Sicht einige wichtige Aspekte zu beachten sind. Eine rasche und nicht sorgfältig geplante Umsetzung von Home-Office kann im Zweifel zu erheblichen Risken führen.
Was ist unter Home-Office zu verstehen?
Unter Home-Office (Telearbeit) versteht man die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten des Arbeitsgebers bzw. am Wohnort des Arbeitnehmers unter Verwendung „moderner“ Informations- und Kommunikationstechnologien wie beispielsweise Laptop, Smartphone etc.
Kann Home-Office vom Arbeitgeber einseitig angeordnet werden?
Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht kein einseitiges Recht des Arbeitgebers Home-Office-Tätigkeiten anzuordnen. Ist bisher keine Home-Office-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen worden, kann Home-Office nur im Einvernehmen – also mit expliziter Zustimmung des Mitarbeiters – erfolgen, wobei dieses Einvernehmen immer im Arbeitsvertrag oder in Form einer Zusatz- oder Einzelvereinbarung dokumentiert sein sollte. Daraus resultierend muss Home-Office einzelvertraglich vereinbart werden und kann insbesondere nicht durch eine etwaige Betriebsvereinbarung etabliert werden. Allerdings ist der Betriebsrat über die Einführung von Home-Office zu informieren und auf sein Verlangen auch anzuhören. Vereinbarungen zum Home-Office sollten insbesondere den konkreten Arbeitsort, das Bestehen für bestimmte oder unbestimmte Zeit beziehungsweise in Abhängigkeit eines bestimmten Ereignisses, etwaige Bedingungen sowie Vorgaben zur Kostentragung für private Aufwendungen wie Strom, Internet oder Hardware regeln.
Wann beginnt und endet die Arbeitszeit im Rahmen des Home-Office?
Das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Als Beginn der Arbeit ist jener Zeitpunkt anzusehen, zu welchem der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht.
Im Rahmen des Home-Office kann der Beginn der Arbeit beispielsweise mit dem Zeitpunkt des Einloggens in das Firmennetzwerk oder mit dem faktischen Beginn des Arbeitens definiert werden. Das Ende der Arbeitszeit liegt vor, sobald der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nicht mehr zur Verfügung steht bzw. seine Arbeitsleistung faktisch beendet. Weniger eindeutig als die Festlegung von Beginn und Ende der Arbeitszeit gestaltet sich die Definition, Kontrolle und Dokumentation von Arbeitsunterbrechungen und Pausen. Dem Grundgedanken des Arbeitszeitrechts folgend unterbrechen kurze, alltägliche Aktivitäten die Arbeitszeit nicht und stellen auch keine Arbeitspausen dar. Da die Erbringung von Arbeitsleistung im Rahmen des Home-Office einerseits mit eingeschränkten Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers und andererseits mit einer höheren Wahrscheinlichkeit von privaten Erledigungen in Verbindung steht, sollte in einer Home-Office-Vereinbarung präzisiert werden, welche Aktivitäten zu keiner Unterbrechung der Arbeitszeit führen und ab wann nicht mehr von Arbeitszeit ausgegangen werden kann.
Wie sind Zeiten während der Home-Office-Tätigkeit aufzuzeichnen?
Aufgrund der bereits angeführten eingeschränkten Kontrollmöglichkeit des Arbeitgebers bei Arbeitsleistungen außerhalb des Betriebes ermöglicht das AZG nach aktuellem Rechtsstand unter bestimmten Voraussetzungen eine Lockerung der Aufzeichnungspflichten. Demnach sind Arbeitnehmer, welche die Arbeitsleistung überwiegend (zu mehr als 50%) in ihrer Wohnung verrichten, lediglich zur Aufzeichnung der Dauer der Tagesarbeitszeit (=Saldenaufzeichnung), nicht jedoch zur genauen Aufzeichnung von Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit verpflichtet. Bezugnehmend auf die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ist die Vereinfachung der Saldenaufzeichnung aber auf jene Arbeitnehmer zu beschränken, welchen weitgehend das Recht eingeräumt ist, die Lage ihrer Arbeitszeit selbst zu bestimmen. Ergänzend dazu ist durch stichprobenartige Überprüfungen die Plausibilität der Arbeitszeitaufzeichnungen zu überprüfen.
Trifft den Arbeitnehmer die Pflicht zur Bereitstellung von Betriebsmitteln?
Grundsätzlich besteht im Rahmen des Dienstverhältnisses für den Arbeitgeber die Pflicht zur Bereitstellung von Betriebsmitteln. Von diesem Grundsatz kann jedoch mittels Vereinbarung abgegangen werden, was insbesondere im Rahmen von Home-Office erforderlich sein wird. Aus einer derartigen Vereinbarung wird zumindest abzuleiten sein, dass Arbeitnehmer Teile ihres Wohnraumes, ihres Mobiliars und im Falle von Telearbeit erforderlichenfalls auch einen bestehenden Internetanschluss zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung zur Verfügung stellen.
Wer trägt die Kosten für bereitgestellte Betriebsmittel?
Von der oben angeführten Pflicht des Arbeitnehmers zur Bereitstellung von Betriebsmitteln kann nicht automatisch auf die Pflicht der arbeitnehmerseitigen Kostentragung für die damit verbundenen Aufwendungen (z.B. Miete, Betriebskosten, Reparaturen) geschlossen werden. Dennoch besteht zivilrechtlich die Pflicht zum Aufwandsersatz für den Arbeitgeber, welcher die Leistungen des Arbeitnehmers in Anspruch nimmt. Kommt es somit zum Einsatz von arbeitnehmereigenen Betriebsmitteln im Interesse des Dienstgebers, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Aufwandsersatz. Aufgrund der damit einhergehenden Fragestellungen (beispielsweise die Problematik der Berechnung von anteiligen Mietkosten) empfiehlt es sich, explizite Vereinbarungen darüber zu treffen, welche Betriebsmittel vom Arbeitnehmer bereitzustellen sind und in welcher Höhe der Arbeitgeber einen Aufwandsersatz zu leisten hat bzw. ob etwaige Mehraufwendungen des Arbeitnehmers bereits durch das laufende Entgelt abgedeckt sind.
Wer ist während einer Home-Office-Tätigkeit arbeitnehmerschutzrechtlich – insbesondere die technische Ausstattung und die eingesetzten Betriebsmittel betreffend – verantwortlich?
Um diese Frage zu beantworten, muss beim Begriff der Arbeitsstätte nach dem AZG angesetzt werden. Die Privatwohnung des Arbeitnehmers gilt grundsätzlich nicht als Betriebsstätte iSd AZG. Daraus resultierend kommen die Bestimmungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) – ausgenommen jene explizit die Bildschirmarbeit betreffenden – bei Home-Office-Tätigkeiten nicht zur Anwendung. Für etwaige Hardwarekomponenten übernimmt der Arbeitgeber lediglich dann die Verantwortung, wenn diese vom Arbeitgeber beigestellt werden. Erfolgt die Beistellung der verwendeten Hardware jedoch durch den Arbeitnehmer, so bestehen keine Arbeitgeberpflichten iZm dem ASchG.
Stehen datenschutzrechtliche Vorgaben einer Home-Office-Tätigkeit entgegen?
Der Datenschutz steht der Einführung von Home-Office grundsätzlich nicht entgegen, wobei auch hier wie bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten die Datenverarbeitung durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) abgesichert sein muss. Vereinfacht formuliert müssen bei Home-Office-Tätigkeiten dieselben Datenschutzstandards eingehalten werden wie bei Arbeiten im Unternehmen. Arbeitnehmer sollten gerade bei einer kurzfristigen Anordnung von Home-Office an vorhandene Vereinbarungen, datenschutzrechtliche Regelungen und Geheimhaltungsverpflichtungen erinnert werden.
Wie kann eine bestehende Home-Office-Vereinbarung aufgelöst werden?
Home-Office-Vereinbarungen können entweder befristet oder unbefristet abgeschlossen werden. Eine Befristung empfiehlt sich vor allem dann, wenn eine Home-Office-Tätigkeit lediglich für einen bestimmten Zeitraum bzw. eine spezielle Situation vereinbart werden soll. Bei einer befristet abgeschlossenen Home-Office-Vereinbarung endet diese mit dem Ablauf des vereinbarten Zeitraums. Bei einer unbefristet abgeschlossenen Home-Office-Vereinbarung kann die Beendigung grundsätzlich nur einvernehmlich erfolgen. Eine einseitige Beendigung wäre nur mit einem etwaigen Widerrufsvorbehalt oder der Schaffung von Kündigungsmöglichkeiten zulässig, wobei diese beidseitig ausgestaltet sein sollten.
Fazit
Zusammenfassend ist zu erwähnen, dass Home-Office in vielen Branchen für beide Seiten – also Arbeitgeber und Arbeitnehmer – Vorteile in verschiedenen Situationen mit sich bringen kann, jedoch auch rechtliche Fragestellungen die es zu lösen gilt, aufgeworfen werden. Viele Herausforderungen iZm Home-Office können aber durch detaillierte Vereinbarungen bzw. technische Vorkehrungen gelöst werden.
Quellenangaben:
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