Effiziente Personal-Prozesse mit der neuen REST API

Automatisierte Prozesse sparen Zeit in der Personalverwaltung. So ist es praktisch, wenn nach Eingabe des Austritts von Dienstnehmer Müller im zentralen Gruppensystem eine automatische Abmeldung in Sage DPW erfolgt und dadurch die österreichischen Prozesse angestoßen werden – zum Beispiel die Abmeldung bei den Gesundheitskassen. Oder wenn Bewerberdaten von fremden Job-Portalen automatisch in Sage DPW übertragen werden, so müssen die Daten nicht nochmals erfasst werden und das Recruiting-Team arbeitet im gewohnten System.

Bei diesen Prozessen sprechen unterschiedliche Programme miteinander, nämlich die Personalverwaltung von Sage DPW mit dem zentralen Gruppensystem des Mutterkonzern bzw. Karriere-Portale im Internet und das Bewerber-Management von Sage DPW. Dieser Bedarf an Interaktionen von verschiedenen Programmen steigt, ebenso steigt in den Unternehmen der Wunsch nach übergreifenden Auswertungen und die Nutzung von Sage DPW als Cloud-Service. Daher stellt Sage seinen Kunden eine sog. REST API zur Verfügung, denn diese ermöglicht automatisierte Prozesse in der Personalverwaltung und macht damit den Arbeitsalltag effizienter.

Exkurs: API und REST API

Ohne darüber groß nachzudenken, nutzen wir tagtäglich APIs, etwa wenn wir die Verfügbarkeit eines Produkts in einem Webshop abfragen, oder das Wetter an einem bestimmten Standort. Ganz kurz erklären wir den Hintergrund, ohne viel Technik, damit Sie die Begriffe einordnen können:

• Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, damit unterschiedliche Programme miteinander kommunizieren können. Also ein Vermittler, der gleichzeitig kontrollieren kann, wer welche Informationen abfragen darf.
• REST API wurden aufgrund der verstärkten Nutzung von Cloud-Programmen entwickelt. Das ist eine spezielle, standardisierte API-Architektur für Webservices, vereinfacht gesagt spricht sie die Sprache des Internets. Sie ermöglicht Computern, Tablets, Smartphones, aber auch Geräten des IoT (Internet of Things), sich mit Cloud-Diensten zu verbinden und über das Internet zu kommunizieren.

API bzw. REST API ist ein fertiges Schnittstellenpaket und als Industrie-Standard für Programmierer einfach zu nutzen, um zwischen Anwendungen Daten abzufragen (lesen), zu übertragen, zu ändern oder zu löschen.

Diese neuen Funktionen vereinfachen Ihre Prozesse

Der erste Schwerpunkt liegt in den Bereichen Stammdaten, Dienstnehmerstammdaten, Bewerber und Bildung. Über REST API ermöglicht Sage DPW eine Vielzahl an neuen Funktionen, wo Sie Daten eingeben, lesen, ändern und löschen können, aber auch komplexere Prozess-Schritte anstoßen können. Die ersten Funktionen sind:

• Synchronisation der Stammdaten aus DPW mit Ihren IT-Systemen: Vom Anlegen, Verwalten und Ändern bis hin zum Austritt eines Dienstnehmers können Sie Ihre DPW Stammdaten auf andere IT-Systeme ausrollen. Damit ersparen Sie sich zeitaufwendige Mehrfacheingaben.
• Verbindung des Bildungsmoduls in Sage DPW mit e-Learning Plattformen: Kurse von Plattformen können in Sage DPW importiert werden, dort sucht sich beispielsweise Frau Schmid Kurse aus und ihre Führungskraft gibt diese frei; nach erfolgreichem Abschluss eines Kurses auf der e-Learning Plattform wird das bestätigende Kennzeichen automatisch in DPW synchronisiert und bei den Skills von Frau Schmid vermerkt.
• Anbindung an Job-Portale: Im Bewerbermodul von Sage DPW werden Job-Ausschreibungen erstellt; diese werden mit Karriere-Plattformen synchronisiert, wo sich Kandidatinnen und Kandidaten bewerben und ihre Daten eingeben; diese Daten werden in Sage DPW zurückgespielt, sodass das Recruiting-Team damit arbeiten kann.

Sichere Übermittlung der Daten

Der Schutz der sensiblen Personendaten ist gewährleistet, indem mehrere Sicherheitsebenen eingezogen sind:

• Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt über https.
• Jeder Kunde entscheidet selbst, welche Funktionen über REST API aktiviert werden.
• Jede Abfrage an das REST API Service braucht einen gehashten Schlüssel (mit einer Prüfsumme).
• Wird ein falscher Hash gesendet, so wird die REST API Funktion deaktiviert und muss vom Verantwortlichen wieder freigeschaltet werden.
• 100% Transparenz, denn alle Abfragen sind protokolliert: wer hat wann wo welche Anfragen bzw. Änderungen gesendet.

Übrigens erhalten Sie – im Gegensatz zu den bis dato häufig genutzten Filebasierten Diensten, die zeitverzögert arbeiten – bei REST API sofort eine Rückmeldung, ob z.B. das Anlegen des neuen Dienstnehmers geklappt hat. Dieser Aspekt der Echtzeitverarbeitung ist nicht bei allen Funktionen relevant, jedoch z.B. beim Ein- und Ausstempeln bei Brandschutzlisten.

So starten Sie mit REST API

Immer mehr Kunden nutzen Sage DPW als Cloud-Service. Mit REST API können Sie jetzt selbst oder ein Programmier-Dienstleister Verbindungen zu Ihren anderen Programmen schaffen und damit Daten übertragen, bzw. Auswertungen oder automatisierte Prozessschritte starten. Das ist einfach, denn die Dokumentation der REST API Schnittstellen erfolgt gemäß Swagger / Open API, ebenfalls ein Industriestandard. Sollten Sie keine eigenen Entwickler haben, so kann Sage Ihnen gerne den passenden Partner nennen.

Mit der Wahlmöglichkeit, welche REST API Funktionen aktiviert werden, können Sie selbst schrittweise die Prozesse in der Personalverwaltung schneller, fehlerfreier oder einfacher machen. Tochtergesellschaften in Konzernen können auch mittels REST API ihre Daten von Sage DPW mit der globalen Personalverrechnung synchronisieren und sich damit Mehrfacheingaben ersparen.