Digitale HR-Transformation

Digital hat Potenzial

„Personalarbeit hat mit Menschen zu tun und deshalb brauchen HR-Teams digitale Technologien.“ Diese Feststellung ist dann kein Widerspruch, wenn vorab überlegt wird, welche Technologien geeignet sind und wofür sie eingesetzt werden sollen. Denn HR-Teams möchten möglichst viel Zeit der Belegschaft widmen, um deren Talente und Karriere bestmöglich entwickeln bzw. begleiten zu können. Was sie dazu brauchen, sind zwei Dinge: Erstens genügend Zeit, etwa für persönliche Gespräche, und zweitens das Wissen, was jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter gerade benötigt. Genau hier können digitale Technologien eine wesentliche unterstützende Rolle in der Personalarbeit spielen.

Digitaler Treiber 1: Mit Prozessen Zeit gewinnen

Administrative Prozesse als Zeiträuber – das haben HR-Teams schon oft erlebt: Wo ist denn der Beleg von der Reiseabrechnung von Frau Steiner? Ist der Urlaubsantrag von Herrn Milic schon genehmigt? Die Gehaltsabrechnungen müssen fertig werden – für Anfragen wegen Trainings haben wir deshalb jetzt keine Zeit!

• Automatisierung macht wiederkehrende Aufgaben schneller, transparenter, effizienter, fehlerfreier und freudvoller, weil mühsame Routinetätigkeiten wegfallen.
• Der Gewinn heißt Zeit. Das gesamte Unternehmen profitiert davon, denn das HR-Team steigert seine Produktivität, indem es sich strategischen Aufgaben widmen kann.

Digitaler Treiber 2: Mit Daten Wissen gewinnen

Auch das haben HR-Teams schon erlebt: Bauchentscheidungen, mangels konkreter Daten, sind nie der Weisheit letzter Schluss. Die meisten Kündigungen heuer waren gefühlt im Kundenservice? Eine Steigerung des Trainings-Budgets um fünf Prozent wird wohl passen, weil wir es die letzten Jahre auch so gemacht haben?

• In jedem digitalen Prozess fallen Daten an, das bedeutet: die sind schon vorhanden. Diese sollten strukturiert gesammelt werden und vorteilhaft dafür ist eine Cloudlösung, wo die sensiblen HR-Daten professionell gesichert sind. Dann können diese Daten mit Analyse-Tools der HR-Software je nach Bedarf analysiert werden.
• Der Gewinn heißt Wissen. Denn konkretes und aktuelles HR-Wissen liefert dem Personalteam Erkenntnisse und daraus kann es Entscheidungen für eine vorausschauende Mitarbeiterentwicklung, Recruiting oder Trainings ableiten.

Die HR-Transformation gelingt mit einem Plan …

Stellen Sie ein für Veränderung aufgeschlossenes Team zusammen und beginnen Sie mit Ihrer HR-Transformationsstrategie. Bezogen auf die Faktoren Zeit und Wissen gehören dazu Fragen wie:

• Was ist unsere Vision?
• Welche Prozesse rauben uns die meiste Zeit?
• Wo fehlen uns Daten für fundierte Entscheidungen?
• Welche Bereiche können kurzfristig den größten Mehrwert bringen?

… und mit professioneller Software

Wählen Sie die geeignete HR-Software. Allgemein, daher auch im Personalbereich, geht der Trend zu Cloudbasierten Lösungen, sie ermöglichen das Arbeiten im Büro, Home-Office oder unterwegs. Bezogen auf die Faktoren Zeit und Wissen gehören zur Softwareauswahl Fragen wie:

• Ist die Lösung intuitiv nutzbar, d.h. wir brauchen keine langen Schulungen?
• Gibt es eine Lernplattform?
• Werden klassische administrative Zeiträuber wie Reise- und Urlaubsantrag, Gehaltsverrechnung, etc. unterstützt?
• Werden Employee Self-Services ermöglicht?
• In welcher Cloud sind unsere sensiblen Personaldaten abgelegt, entspricht dies den Anforderungen der DSGVO und weiteren für uns relevanten Compliance-Anforderungen?
• Was ist für den Schutz der Daten gegen die zunehmenden Cyberangriffe vorgesehen?
• Gibt es Analysetools, etwa in Bereichen wie Personalkosten, Abwesenheiten, Recruiting oder Talent-Management?
• Kann das Personalteam Auswertungen auch selbst machen und ist das einfach?

3 Tipps, wie Sie Herausforderungen zu Chancen machen

1. Die richtige Software als Basis für Effizienz und Fortschritt
Wählen Sie Softwarelösungen, die Ihre Kernprozesse effizient digitalisieren und automatisieren.

• Digitalisierte Prozesse, wie die elektronische Personalakte und automatisierte HR-Workflows, reduzieren manuelle Fehler und steigern die Effizienz.
• Mit digitalen Genehmigungsverfahren für Reisen, Abwesenheiten oder Arbeitszeiten binden Sie Ihre Führungskräfte ein und verringern den Verwaltungsaufwand.
• Eine strukturierte Planung der Mitarbeiterentwicklung wird durch digitale Lösungen unterstützt.
• Digital erfasste Mitarbeitergespräche und Kompetenzanalysen liefern wertvolle Einblicke, die direkt in die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen einfließen.

2. Weiterbildung als Schlüsselinvestition
Eine digitale Transformation gelingt nur, wenn Mitarbeitende die erforderlichen digitalen Fähigkeiten besitzen.

• Implementieren Sie digitale Lernplattformen, die flexibel und individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Teams zugeschnitten sind.
• Denn kontinuierliche Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden den Umgang mit neuen Technologien und Tools beherrschen und die verwendeten Softwarelösungen effizient nutzen können.
• Fördern Sie eine Kultur des Lernens, die den Wandel als Chance versteht.

3. Mitarbeitende als Treiber des Wandels einbinden
Mitarbeitende sind der Schlüssel zur erfolgreichen Transformation.

• Definieren Sie Ihre Vision und machen Sie damit die Chancen fürs Team sichtbar, zum Beispiel mehr Effizienz, die strategische Rolle von HR stärken, Arbeitgeberattraktivität steigern.
• Beziehen Sie alle im Team frühzeitig ein und achten Sie auf offene Gesprächsmöglichkeiten und transparentes Vorgehen. Ermöglichen Sie Neugier, Lernen (Stichwort Digital Literacy), Fehlermachen und Ausprobieren.
• Formulieren Sie klare Ziele mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten. Wählen Sie ein Startprojekt, das schnell für alle sichtbare Vorteile bringt, das kann z.B. die digitale Personalakte sein, denn sie ist ein zentrales Werkzeug. Erfolge beflügeln und zeigen, dass die digitale HR-Transformation funktioniert.