Selber machen macht zufrieden
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mit Employee Self-Service (ESS) vieles selbst erledigen, und zwar schneller, einfacher, transparenter und selbstbestimmter. Beispielsweise:
- Anstatt Belege während der Dienstreise zu sammeln und diese am Monatsende mühsam zu erfassen, können sie Rechnungen und Tickets gleich unterwegs via Smartphone hochladen.
- Anstatt einen Urlaubsantrag in der Firma auszufüllen und auf die baldige Rückkehr des Zettels zu hoffen, füllen sie den Antrag am Wochenende gleich während der familiären Planung elektronisch aus und können dann mitverfolgen, wo sich dieser gerade befindet.
- Anstatt einen Termin mit HR oder Vorgesetzten zu vereinbaren, um über mögliche Weiterbildungskurse informiert zu werden, können sie selbst das Kursprogramm einsehen, Vorschläge machen, Kurse beantragen – und nach erfolgreichem Abschluss die Zeugnisse selbst in ihrem Profil eintragen.
All das erleichtert den Alltag spürbar, gleichzeitig sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwiesenermaßen zufriedener, weil sie selbstverantwortlich Aufgaben wahrnehmen können. Last but not least nehmen sie HR als Abteilung wahr, die moderne Tools zur Verfügung stellt und Autonomie ermöglicht.
Digitale Tools sind Kommunikations-Champions
Wer mal wieder in Social Media hängen geblieben ist, eigentlich nur kurz was posten wollte, aber dann drei Stunden geschrieben, geliked, weitergeleitet und und und … hat, mag zurecht an der „Kommunikationsfreude“ der digitalen Tools verzweifeln. Doch richtig angewendet haben sie kommunikative Stärken, die allen Beteiligten helfen können. So sorgt eine ESS-Lösung für schnelle, vereinfachte Kommunikation zwischen Arbeitskräften, Management und der Personalabteilung und liefert auch gleich den Blick auf die für die jeweilige Aufgabe benötigten Zahlen. Zum Beispiel:
- Offene Urlaubstage von Einzelnen und geplante Abwesenheiten des Teams werden beim Urlaubsantrag oder im Genehmigungsprozess angezeigt. Anträge werden automatisch weitergeleitet und Antragstellende bzw. Führungskräfte benachrichtigt.
- HR und Führungskräfte haben gemeinsamen Einblick in aktuelle Auswertungen über An- und Abwesenheiten, Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen, Mitarbeiterprofile inkl. Weiterbildungsmaßnahmen, sowie in das digitale Organigramm plus Stellenplan. So können sie gemeinsam an personalwirtschaftlichen Prozessen arbeiten.
Mit digitalen Tools werden Aufgaben angestoßen, weitergeleitet und mit den benötigten und aktuellen Daten unterfüttert, das mühselige Suchen von Informationen oder Zetteln fällt weg und es wird auch nichts vergessen. Diese digitale unterstützte Kommunikation macht alltägliche Prozesse effizient.
Strategisch arbeiten statt verwalten
Was erwartet sich die Geschäftsführung von der Personalabteilung? Mehr denn je (Stichwort Fachkräftemangel) sollte HR die besten Köpfe rekrutieren, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterentwickeln, mögliche Vakanzen vorab erkennen und damit zum Geschäftserfolg beitragen.
Wenn die Arbeitszeit allerdings mit Zettelwirtschaft und Verwaltungstätigkeiten in Beschlag genommen wird, bleibt kaum Zeit dafür. Hier spielt Employee Self-Service seine Stärken aus, weil mit digitalen Prozessen von vornherein keine Zettel entstehen und viele Prozesse automatisiert ablaufen. Das spart nicht nur Zeit und Papier, sondern schützt auch die Mitarbeiterdaten vor Missbrauch. Wenn keine Papierdokumente mehr offen herumliegen, die sensible Informationen enthalten, wird das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert. Außerdem können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und von überall auf ihre Daten zugreifen, sie aktualisieren oder ändern.
Die Entlastung von solchen Routineaufgaben ermöglicht der Personalabteilung, sich den strategischen Aufgaben für die Geschäftsführung konzentriert zu widmen. Das ist nicht nur interessanter, wertschöpfender, kreativer und macht daher mehr Freude, sondern es wertet auch die Rolle von HR im Unternehmen auf.
Checkliste Lösungsauswahl
Auf welche Kriterien Sie achten sollten, wenn Sie eine Employee Self-Service Lösung auswählen und einführen wollen, haben wir für Sie hier zusammengefasst und begründet:
- Ist es eine Cloudlösung? Die Cloud bringt mehrere Vorteile: Funktionen sind ortsunabhängig flexibel nutzbar. Die Sicherung der sensiblen Personaldaten kann zentral und professionell erfolgen.
Ergänzender Check-Punkt: Prüfen Sie, wo sich das Rechenzentrum (das die Cloudlösung hostet) befindet, denn im Hinblick auf die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) sollte das in Europa sein. - Welche Funktionen können als Self-Service genutzt werden?
Praktisch für Belegschaft und HR sind Planung / Antrag / Genehmigung / Verwaltung von Dienstreisen, Urlaub, Weiterbildung.
Praktisch speziell für HR ist die Digitale Personalakte, sie vereinfacht und zentralisiert die Verwaltung. - Wie erfolgt der Zugriff auf die Funktionen? In der Regel über ein Webportal. Wenn die Belegschaft zusätzlich über eine App am Smartphone zugreifen kann, macht es die Anwendung noch praktischer, weil z.B. Hotelrechnungen während einer Dienstreise direkt fotografiert und hinaufgeladen werden können.
Ergänzender Check-Punkt: Prüfen Sie auch, ob Ihre Lösung revisionssicher ist. - Wie einfach ist die Bedienung? Eine klar gestaltete Oberfläche mit intuitiv nutzbaren Funktionen unterstützt die Akzeptanz jeder neuen Lösung.
- Gibt es eine Gesamtlösung aus einer Hand? Das bietet Vorteile: Weitere Funktionen können bedarfsgemäß dazu genommen sowie schnell und kostengünstig integriert werden.
- Ist Rechtssicherheit gewährleistet? Überprüfen Sie, ob gesetzliche Änderungen bzw. Neuerungen verlässlich und rechtzeitig vom Lösungsanbieter im System eingespielt werden.
- Wie ist der Support? Eine Self-Service Lösung muss gut betreut sein, stellen Sie dazu folgende Fragen: Ist der Lösungspartner bei Fragen oder Problemen schnell erreichbar und wie funktioniert das? Gibt es regelmäßige Informationen über Neuerungen, geplante Änderungen, etc.? Gibt es Webinare und Schulungen, sowohl zur Bedienung des Systems, als auch bei Änderungen?
