Checkliste für nachhaltige Mitarbeitergespräche

Öfter als einmal im Jahr

Mittlerweile hat es sich in den Unternehmen herumgesprochen: Mitarbeitergespräche bewirken am meisten, wenn sie anlassbezogen und regelmäßig gemacht werden. Ein Anlass ist aber nicht der „Jahrestag“ – nach dem bislang oft gepflegten Motto: Einmal jährlich muss man das auch erledigen. Sondern Anlässe sind vielschichtig und individuell: Neue Mitarbeiter brauchen beim Einstieg ins Unternehmen mehr Unterstützung, Feedback und Förderung, sie wollen sich positionieren und weiterkommen; ältere Mitarbeiter, die in der Routine keine Weiterentwicklung mehr sehen, brauchen Motivation und das Erarbeiten neuer Perspektiven, wie etwa ein Wechsel der Abteilung oder der Aufgaben. Auch familiäre Gründe wecken Gesprächsbedarf, zum Beispiel wenn ein Kind zur Welt kommt und die Frage der Elternteilzeit ansteht. Mitarbeitergespräche sollten also häufiger stattfinden und sie sollten mit passenden Werkzeugen unterstützt und dokumentiert sein – das sorgt für Transparenz, sowie einfache Nachverfolgbarkeit der besprochenen Punkte. Als weiterer Vorteil spart dies administrativen Aufwand in der HR-Abteilung.

Checkliste für die 3 Phasen des Mitarbeitergesprächs

Das Gespräch selbst zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist zweifellos der zentrale Teil. Dennoch hängt der Erfolg für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter von einer guten Vorbereitung und dem Nachverfolgen der vereinbarten Schritte ab. Die Checkliste gibt Ihnen dazu den Überblick.

Vorbereitung ist die Grundlage für ein gutes Gespräch

• Vereinbaren Sie rechtzeitig Termin und Gesprächsinhalte, so können sich beide Seiten gut vorbereiten. Mögliche Themen sind: Projekte, Aufgaben und Leistungen seit dem letzten Gespräch, Weiterentwicklung und Trainings, gegenseitiges Feedback, Zielvereinbarungen – wobei es nicht immer die gesamte Themenpalette sein wird; überlegen Sie dafür, ob es sonst noch einen Anlass bzw. ein Thema gibt.
• Bereiten Sie einen strukturierten Ablauf vor – so folgt das Gespräch einem roten Faden und Sie haben auch keine Sorge, etwas zu vergessen.
• Bei der Gesprächsstruktur helfen Vorlagen, die anlassbezogen angepasst werden können. Wenn Ihre HR-Software das Erstellen von Gesprächsvorlagen unterstützt, so haben Sie ein ideales Werkzeug, das anschließend auch zur Dokumentation des Mitarbeitergesprächs genutzt werden kann.

Während des Gesprächs ist Zeit der größte Trumpf

• Sorgen Sie für eine entspannte Atmosphäre. In einem konstruktiven, ruhigen Austausch können künftige Aufgaben und Entwicklungsziele am besten besprochen und erarbeitet werden. Dazu gehört auch die Sitzordnung: Setzen Sie sich nicht konfrontativ gegenüber, sondern eher seitlich ums Eck.
• Aktuell werden viele Mitarbeitergespräche Corona-bedingt virtuell geführt. Dabei sollte auf jeden Fall die Kamera eingeschaltet werden, da es für beide Seiten offener und persönlicher ist und man sich nicht verstecken kann. Stellen Sie sicher, dass Sie einen ruhigen Platz haben und sowohl Sie als auch Ihr Gegenüber frei sprechen können.
• Beginnen Sie mit positiven Leistungen Ihres Mitarbeiters und seien Sie möglichst konkret, z.B. ein innovativ gelöstes Projekt oder eine Deadline, die unterschritten wurde.
• Stellen Sie offene Fragen: So hat der Mitarbeiter die Chance zu sprechen und eigene Themen aufzubringen. Hören Sie bei seinen Antworten und Ausführungen aufmerksam und ehrlich interessiert zu und nehmen Sie sich Zeit, auf Anliegen einzugehen.
• Erst im weiteren Gesprächsverlauf ist Platz für sachliche Kritik – so sie erforderlich ist, verbunden wieder mit Zuhören: Warum etwa hat ein Mitarbeiter in den letzten Monaten in seinen Leistungen nachgelassen – jetzt haben Sie die Chance, hier nachzuspüren. Kritik darf niemals die Person entwerten, sondern soll sich nur auf fachliche Leistungen oder ein Verhalten beziehen.

Nach dem Gespräch geht es weiter

• Ergebnisse und Zielvereinbarungen müssen schriftlich festgehalten werden, denn sie sind für Mitarbeiter und Führungskraft die Leitlinie für die gewünschte Weiterentwicklung. Auch dienen sie im nächsten Mitarbeitergespräch als Check, was erreicht wurde.
• Bei der Dokumentation bringen wiederum Softwarelösungen hilfreiche Unterstützung, weil damit alle besprochenen Punkte transparent festgehalten und abrufbar sind, auch für Human Resources: wann wurde ein Gespräch geführt und was waren die Ergebnisse. So wird in der Folgezeit auch auf vereinbarte Punkte wie Weiterbildungsschritte nicht vergessen.
• Sollten Zielvereinbarungen mit Leistungsprämien vereinbart worden sein, so bringt die Koppelung des Performance Managements mit der Lohnverrechnung Effizienz und Transparenz. Es wird sichergestellt, dass korrekt abgerechnet wird.

Vermeiden Sie diese Stolpersteine

Der Zeit-Faktor: Gerade als vielbeschäftigte Führungskraft, die oft unterwegs ist, dürfen Sie ein Mitarbeitergespräch nicht rasch wie eine Punkteliste abhaken. Sie sollten auch das Gespräch nicht wegen eines anderen Termins vorzeitig beenden, sonst hat der Mitarbeiter das Gefühl, nicht wichtig genug zu sein. Planen Sie daher genügend Zeit ein. Mit einem intensiven persönlichen Gespräch zeigen Sie Wertschätzung, weil Sie sich so viel Zeit nehmen, dass der Mitarbeiter all seine Anliegen in Ruhe zur Sprache bringen kann. Diese investierte Zeit lohnt sich allemal, denn sie sorgt für mehr Zusammengehörigkeitsgefühl und Motivation.

Der Handy-Faktor: Das Smartphone liegt am Tisch und blinkt kurz auf. Selbst wenn Sie nicht hin greifen um die Nachricht zu lesen, so blicken Sie zumindest kurz dorthin. Für Ihren Mitarbeiter entsteht der Eindruck, dass Sie jetzt an etwas Wichtigeres denken. Zeigen Sie daher Respekt und räumen Sie das Handy aus Sichtweite; dass es lautlos geschaltet ist, versteht sich sowieso.

Der Kritik-Faktor: Schon klar, es läuft nicht immer alles rund und das Unternehmen bzw. Ihre Abteilung muss die gesetzten Ziele erreichen. Wenn Mitarbeitergespräche aber nur bei Problemen stattfinden und es außer Kritik nichts zu hören gibt, dann entsteht im Team Misstrauen bis zu Demotivation. Dasselbe gilt, wenn es im Gespräch nur um mehr oder weniger versteckte Kontrolle geht.

Mitarbeitergespräche in Zeiten von Corona

Aufgrund der Pandemie wurde und wird der Belegschaft viel abverlangt. Gerade deshalb ist es jetzt besonders wichtig, Mitarbeitergespräche zu vereinbaren. Der schnelle Umstieg ins Home-Office hat möglicherweise das Gefühl ausgelöst, weniger gesehen oder sogar vernachlässigt worden zu sein. So entstehen auch Befürchtungen, dass darunter die berufliche Weiterentwicklung und Karriere leiden könnte. Hier ist nun Gelegenheit, das klar anzusprechen: Mitarbeiter sollen die Chance haben, ihre Leistungen darzustellen und Revue passieren zu lassen; Führungskräfte umgekehrt bekommen die Chance zu zeigen, dass vielleicht der erste Lockdown auch für sie schwierig war, sie jedoch dazugelernt haben.

An einem Tisch sitzen

Sobald wie möglich sollten Mitarbeitergespräche wieder persönlich geführt werden, denn beim Mitarbeitergespräch am Bildschirm kommt das Fehlen von nonverbaler Kommunikation zum Tragen: Wir sehen das Gesicht unseres Gesprächspartners, selten aber die Sitz- oder Körperhaltung. Kompensieren können Sie das ein wenig, indem Sie explizit nachfragen, etwa wie es dem Mitarbeiter in einer bestimmten Situation geht. Als Führungskraft helfen Gesten oder Mimik, um am Bildschirm persönlicher zu wirken. Auch wenn wir künftig Home-Office verstärkt nutzen, beim Mitarbeitergespräch sollte das sprichwörtliche Zusammen an einem Tisch sitzen Priorität haben – sobald es wieder möglich ist.